ビジネスメールに関する悩みは尽きません。本来送ってはいけないメールを送ってしまったときは、どんなおわびメールを送るとよいのでしょうか。国語辞典編纂者の飯間浩明さんは「できるだけ早く連絡し、謝るしかない」といいます――。（第3回／全3回）

※本稿は、飯間浩明執筆・監修、古賀及子執筆『語彙力がなくても「伝わる」ビジネスメール術』（朝日新聞出版）の一部を再編集したものです。

卓球
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“メールのラリー”をやめるメッセージ

Q：メールのやめ時が分かりません。

A：用件があってメールを出す。すると返事がくる。返事にお礼を送ると、それに対してまたお礼がくる……。あれ？　これどこでやめればいいのでしょう。

メールマナーの本には、やめ時の文句として「ご自愛ください」など体調を気遣うフレーズや、「ありがとうございました」と線を引くように締めるなど、アドバイスされています。でも、相手側も「そちらもご自愛ください」「こちらこそありがとうございました」と返して、さらにラリーが続くことにもなりかねません。

ずばり、「ご返信は不要です」「ご返信には及びません」と書いてしまう方法もあります。ただ、返信するかどうかは、本来先方が決めることです。

こなれた方法として、要件がすべて終わったなというタイミングで、ほとんど内容のないメールを返す方法があります。

すべて承知いたしました。
よろしくお願い申し上げます。

こう書けば、「このラリーはこれで終わりです」というメッセージにもなります。これに対して、さらに相手から返事があったとしても、特に新しい情報が入っていなければ、折り返さなくても失礼にはなりません。

メールの削除をお願いする

Q：内容に誤りがあるメールを送ってしまった場合の、おわびのことばを教えてください。

A：メールに誤りを見つけた場合は、できるだけ早く連絡をして訂正することが必要です。

今しがたお送りしたメールは、不十分な点が多いため、削除していただければ幸いです。後ほど改めてメールを差し上げます

凝った文言でなくても、上記のようなシンプルなことばを使うので十分です。

添付ファイルなど、間違ったメールが残ってしまうと後々ややこしいことになるケースでは、ファイルの破棄を求めます。

先ほどお送りしたPDFは旧バージョンのものでした。
恐れ入りますが破棄してください。確認の後、改めてファイルをお送りいたします

相手が古いファイルを用いて仕事を進めてしまわないうちに、できるだけ迅速に連絡します。もちろん、重要なものや一刻を争う場合は電話連絡も必要です。

こうしたミスは必ず起こる、という前提で、送信前の確認を怠らないようにしましょう。