できるだけ早く、相手に気持ちよくこちらが求める行動をとってもらうためには、どのような催促メールを書けばよいのでしょうか。国語辞典編纂者の飯間浩明さんは「こちらが強い立場にあるからこそ、それを前面に出さず、相手を思いやる表現にすると、コミュニケーションが円滑に進む」といいます――。（第2回／全3回）

※本稿は、飯間浩明執筆・監修、古賀及子執筆『語彙力がなくても「伝わる」ビジネスメール術』（朝日新聞出版）の一部を再編集したものです。

コンピュータとメールのイラスト
写真＝iStock.com／Igor Kutyaev
※写真はイメージです

返事を催促する

催促の度合いには、会合への参加の可否といった軽いものから、期日のはっきり決まった納品について尋ねる重いものまであります。

まずは、比較的軽い内容で、相手が忘れているかもしれない件の確認をする場合を見てみます。会合の出欠を尋ねるメールを送ったが、その返事がなかったため、催促をするという内容です。

件名：○月の会合の出欠につきまして
いつもお世話になっております。○○です。
昨日はひどい雨で大変でした。
さて、○月の会合への出欠についてですが、その後ご検討いただけましたでしょうか。
開催日は、先日打ち合わせのとおり○月○日（水）○時となっております。出欠につきまして、○月○日までにお知らせいただければ幸いです。
催促がましくて申し訳ありません。
よろしくお願いします。
一般的な雑談の前置きでマイルドに

●昨日はひどい雨で大変でした

催促のメールはどうしたって結局催促のメールです。

となると「きついメールにならないよう気を使っております！」という姿勢で印象をよくしたいところです。

冒頭に一般的な話題を挟むことでマイルドにする、というよりは「ああ、マイルドにしようとしてくれているのだな」と相手に思ってもらえるようにします。

もっとも、冒頭が長くなるとなかなか要件に入れないので、コンパクトに書くことが大切です。

こんな表現も

●こちらは昨日、ひどい雨で大変でした。そちらはいかがでしたでしょうか

文例では雑談の鉄板である「天気」を話題にしました。相手が遠方であれば、様子を尋ねる形にすると自然です。

天気以外でも、年中行事などの、相手が共感を持ちやすい話題がいいでしょう。

期限を切る

●出欠につきまして、○月○日までにお知らせいただければ幸いです

期限を提示することは相手を追い立てるようで遠慮してしまいがちですが、具体的な日程をこちらからお願いするのは、実は優しさです。

相手は言われた日程どおりに動けばいいのですから、こんなに楽なことはありません。その上、こちらは「命令」ではなく頭を下げて「お願い」しているのです。

誰かに頭を下げられて、「よしやってやろう」と仕事ができるなんて、相手は幸せです。