必要な資料は「間髪入れずにデジタル化」の習慣を

積み重なった紙資料から、目的の情報を必死に探そうとしてイライラした経験はありませんか？　紙資料はデジタル情報と比べてどうしでも“検索性”に限界があります。

小説家やイラストレーターなど、個人で完結するような仕事であればいいのですが、チームで進める仕事であれば、紙資料のまま保存されていると、情報共有の面でハンディキャップを背負うことになります。

物理的な制約を超えて、必要な情報に誰もが自由にアクセスできるようにすることに、デジタル化の意味があるのです。

かつてと比べると、企業のペーパーレス化はそれなりに進みましたが、それでもいまだ打ち合わせの場で紙資料が配布される機会は少なくありません。中にはせっかく進めたデジタル化がリバウンドして、またペーパーフルな環境に逆戻りしてしまっている企業もあります。

そういった状況にならないようにするには、残しておくべき紙資料は入手後速やかにデジタル化してしまうことです。ここで間髪を入れてしまうと、瞬く間に紙が溜まっていってしまいます。

出先ではスマホで撮影してデジタル化

デジタル化には通常スキャナを使います。もし出先などでスキャナが無ければ、スマートフォンで撮影して、その写真を自分宛にメールで送っておくといいでしょう。Googleドライブのようなクラウド型のストレージサービスで同期させる方法もあります。

スキャンしたファイルはPDF形式で保存し、OCR機能（光学文字認識機能）でテキスト検索が可能な状態に変換しておくと、活用範囲が広がり便利です。ちなみにOCR機能は、PDFの編集・加工ソフトのAdobe Acrobatに標準機能として備わっていますし、専用ソフトでも多数販売されています。

入手した紙資料をデジタル化する前に、まずはネットや社内サーバーから同じ情報を入手できないかを調べ、もし入手できそうであれば紙資料の方は捨てて、そちらから入手するようにしましょう。これが管理すべきデジタル情報の重複を防ぐコツです。