3.ネットで仕入れた雛形や文書をスマホで整理・保存する

ネットには、契約書の雛形や文書テンプレートなどが散在しています。パソコンでこれらを検索して活用している人もいると思いますが、わざわざパソコンを開かずともスマホでも可能です。ちなみに雛形やテンプレートの型式はpdfやエクセル、ワードファイルなど様々です。

これらのファイルは「filetype:」を使うと効率よく検索することが可能です。たとえばpdf型式の契約書なら「契約書 filetype:pdf」のキーワードをGoogleに入力して検索すると、該当する検索結果が列記されます。

ちなみにブラウザによって操作方法やできることが若干異なります。

たとえばSafariはPDFファイルに加えて、エクセルやワードファイルもGoogleドライブの保存先として選択できますが、Chromeで直接Googleドライブの保存対象となるのはPDFファイルだけです。

以下に、その場合の具体的な操作・対処方法ついて説明したいと思います。

Safariを使って検索・保存

スマホの画面上から下に向かってスワイプ→Safariの検索ボックスが開く→先述の「filetype」を使って検索キーワードを入力→表示された検索結果の中から目的のファイルをクリック→「表示」→ファイルが開く→画面下の共有ボタンを押す→「(Google)ドライブにコピー」→「保存」→マイドライブに一旦コピーされるので再びファイルを選択→右のメニューの中から「移動」→保存先を選択

【図表3】ネットで仕入れた雛形や文書をスマホで整理・保存する(Safariを利用)
Chromeを使って検索・保存

pdfファイルを検索する場合は、Chrome上の検索ボックスに「filetype」を使って検索キーワードを入力→表示された検索結果の中から目的のファイルをクリックして開く→画面右下に「次で開く」→「ドライブ」→マイドライブ配下のフォルダを選択→「ここに保存」

エクセル・ワードファイルの場合は、「filetype」を使って検索表示した後に、画面右上の展開ボタンから共有ボタンを選択→Googleドライブが表示されないので、代わりにGメールに添付して自分宛てにメール送信→その後図表1の方法で、Gメールの添付ファイルをGoogleドライブに保存

以上、情報の洪水で溺れないための、スマホを使ったオフィス文書やファイルの整理・保存方法について紹介させて頂きました。派手さの無いニッチな技かもしれませんが、マスターすれば、パソコンを開かずとも、スマホで情報の整理・保存作業を進めることができるため、これまで以上にスキマ時間の活用や情報活用が進むのではないでしょうか。

写真=iStock.com

岡田 充弘(おかだ・みつひろ)
クロネコキューブ代表取締役

外資系コンサルティング会社を経て謎解き企画会社『クロネコキューブ』を設立。700にもおよぶパソコン時短ワザを集めてマニュアル化している。著書に『その仕事1秒で終わります! 神速パソコン仕事術見るだけノート』(監修)(宝島社)『爆速パソコン仕事術』(ソシム)『結果もスピードも手に入る 神速スマホ仕事術』(すばる舎)『やりたいことを全部やれる人の仕事術』(PHP研究所)『やめるだけで成果が上がる仕事のムダとり図鑑』(かんき出版)ほか。