「神戸製鋼所」メールにまとめて時間短縮
会社をあげて会議の時間短縮や開催数削減に取り組む神戸製鋼所。その議事録は一風変わっている。
「まず、参加者にメールで、時間割やゴールを記載した会議案内を送信。会議が始まったらそのメールに直接、会議内容を打ち込みます。そして会議終了後に再び参加者に送る。それをもって議事録とします」（神戸製鋼所 機械事業部門 企画管理部 徳永優希さん）
50分の会議の間に要点をまとめ、誤字脱字をチェックしたら、会議終了後10分以内にメールを送る。もちろん徳永さんも最初からこんな早業ができたわけではない。
「わからない略語の意味を考えているうちに話題が移って時間内にまとめきれなかったこともあります。『すみません、あとで送らせてください』と言ったときは、みんなの視線が集中して恥ずかしかった」
いまではタイピングも上達。「早いね」とよく驚かれている。
▼プレゼンテーションクリエイター 前田鎌利さんが資料を判定
◎ピカピカOK資料
【good！】枠組みがあるので一目瞭然
メールの本文そのものが議事録でありながら、罫線で囲んだ「表」になっているので、各項目に対する内容が一目瞭然。このフォーマットは社内で共有され、Outlookのクイックパーツ機能で簡単に呼び出せるそう。
【good！】→、★など記号でメリハリをつけている
メールがそのまま議事録になるうえ、会議終了と同時に議事録を完成させるには、凝った装飾や罫線使いなどはできないはず。そんな制約のなかでも「→」や「★」を使う、話題を〈〉でくくるなど見やすくする工夫がされていてお見事。
【good！】赤字・青字の色分けが効果的
参加者に送った会議案内のメールに議事録を上書きしていくスタイルなので、そのままではわかりにくくなってしまいます。そこで「発言は青」「会議で決まったことは赤」というように文字を色分けし、読む人のストレスを軽減しているところが◎。
