面会の準備や挨拶状の発送を名刺データの活用でスムーズに なぜ優良企業は｢SKYPCE｣を選ぶのか

スマートフォンから名刺を登録できる手軽さが決め手に

当社では従来、名刺管理についてのルールを設けておらず、社長である私が交換した名刺の管理は秘書に任せていました。名刺を秘書に直接渡して表計算ツールに入力してもらっていましたが、テレワークを導入したことで手渡しができなくなったため、撮影した名刺の画像を秘書に送信するという手間が増えることに。そこで、テレワーク環境でも効率的に名刺を管理できるように、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」を導入することに決めました。

「SKYPCE」を活用すれば、名刺をスマートフォンで撮影するだけで正確にデータ化することができるため、名刺管理を効率化できます。また、この機会に組織的な名刺管理を試みようと考え、まずは部長職以上の経営層に「SKYPCE」のアカウントを付与し、運用を始めました。

株式会社KDDIテクノロジー　代表取締役社長　大井 龍太郎様

セキュリティ基準を満たすツールで安全かつ正確に名刺を管理

KDDIグループでは、利用するソフトウェアやサービスのセキュリティを重視しており、グループ内で定められた基準を満たすもの以外は導入することができません。導入を検討する際に事前に申請し、グループのセキュリティチェックを受ける必要があります。もちろん名刺管理サービスも例外ではなく、「SKYPCE」を導入できたのはグループ内の基準をクリアしていたためです。

安全面だけでなく、スマートフォンから名刺を登録できるなど使い方が簡単で、活用を促進していく上でハードルが低いという点も「SKYPCE」のメリットです。導入後は、もらった名刺を手元にため込まず、すぐに登録する習慣がついたことで、名刺交換をした正確な日付なども管理できるようになりました。

また、従業員が個人向けの名刺管理サービスを利用する場合、退職時に情報の持ち出しリスクが生じる可能性があります。経営層を中心にスモールスタートさせた「SKYPCE」の導入ですが、今後は名刺交換の機会がある従業員にアカウントを追加で付与するなど、社内での利用を拡大させていく予定です。

名刺情報＆メモの確認でアポイントの事前準備を効率化

普段、さまざまな方とお会いするなかで、お相手によっては一度ご挨拶をしてから次に直接顔を合わせるまで、期間が空いてしまうケースも少なくありません。そこで、「どんな用件でお会いしたのか」「どこで名刺交換をしたのか」といった情報を「SKYPCE」のメモに入力しておき、久しぶりにお会いする際は事前に確認するようにしています。

また、初対面の方とのアポイント前にも「SKYPCE」でお名前を検索。自身が初対面であっても、ほかの従業員が名刺交換をしている場合があるため、自社とのつながりを確認しておくことで、よりスムーズにやりとりを始めることができます。

さらに、挨拶状などの封書を発送する際にも「SKYPCE」を活用。住所やお名前など、必要な項目をエクスポートし、秘書に送付リストの作成を依頼しています。名刺に記載された正確な情報が登録されているので、入力ミスの心配がなく、こうした発送業務にも安心して活用することができます。

「一斉メール配信」機能の活用であらゆる業務の効率化へ

現在、「SKYPCE」は主に名刺情報の管理やメモの登録に使用していますが、広報業務での活用も検討中です。例えば、「一斉メール配信」機能を使用した業務の効率化が挙げられます。

当社ではプレスリリースを公開するタイミングで、社外の関係者に告知のメールを送っています。ただ、当社は部署ごとに事業内容が異なっているため、プレスリリースの告知内容や宛先は、部署によってその都度変更しなければなりません。

そこで「SKYPCE」を活用。名刺情報にそれぞれ「部署Aの関係者」「部署Bの関係者」などのタグを付与することで、各部署のメール送付先をグループ化して管理でき、指定したタグのグループに「SKYPCE」からメールを一斉配信することができます。また、本機能ではメールのテンプレートを登録することもできるため、さまざまなメールの作成や送付にかかる手間を簡略化し、各種業務のさらなる効率化につなげられると考えています。

KDDIテクノロジーが検討している「一斉メール配信」機能を使ったプレスリリース送信の仕組み。名刺情報のタグを活用することで、部署ごとの関係先へ自動的にメールを一斉配信できる。

株式会社KDDIテクノロジー様

事業内容
KDDIグループで培った高い技術力と豊富なノウハウをベースに、先端テクノロジーの活用をワンストップで提供し、新しい価値を創造し続けている株式会社KDDIテクノロジー。モバイルアプリケーション開発、XRやスマートドローンのシステム開発に加えて、近年ではAIソリューション開発にも注力しています。

沿革
KDD研究所（現・株式会社KDDI総合研究所）から画像解析システムを特化するにあたり1988年に独立し、画像処理や画像通信技術を用いたサービスを中心に発展。2000年に、DDI・KDD・IDO3社の合併でKDDI株式会社が発足したタイミングに伴い、株式会社KDDIテクノロジーに社名変更しました。

代表取締役社長：大井 龍太郎様

所在地：東京都江東区
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