件名に〈再送〉と入れてはいけない…仕事ができる人が使うリマインドメールの"神フレーズ" ｢リマインドです｣｢至急｣…相手に圧をかける言葉は逆効果

遅れそうなら代替案を示して手を差し伸べる

仕事の確実性を上げるのにリマインドは大切ですが、実際のところ相手から嫌がられる可能性はあっても好かれることってないですよね。特に約束した期限から遅れそうな場合には、相手側もなかなか言い出せずいろいろと気をもむのではないでしょうか。そんな時には、迷うことなく代替案をこちらから提示してあげましょう。一時的には遠回りになったとしても、その方が全体としてスムーズにコトを進められるはずです。

遅れそうな雰囲気を感じたら、強めのリマインドは控えて、

「このまま進んで大丈夫そうですか？」
「いろいろ同時並行してて、大変じゃないですか？」

といった感じで心に寄り添った上で、代替案を提示するようにします。

代替案は大きく3つで、

① 手段を変えてなんとか納期に間に合わせる

「たとえば、○○が変われば、間に合ったりしますか？」

図表作成＝筆者

② 納期が少し遅れても目標品質を達成する

「多少納期が遅れても、やっぱり品質は落としたくないですよね」

図版作成＝筆者

③ これを機に立ち止まって根本から変える

「どうせ遅れるなら、これを機に根本から変えてしまいますか？」

図版作成＝筆者

といった感じで選択肢を示しつつ、疑問形でアプローチすることによって、自らの意志で選んでもらうように促していければと思います。

以上、「仕事ができる人は多用するリマインドメールの神フレーズ」ですが、フレーズも大切ですが、結局のところは「リマインドを忘れずすること」「相手に配慮してリマインドすること」がポイントになってくるかと思います。ぜひ参考にしてみてください。