｢仕事ができる人のメールはなぜ短いのか｣長いメールを書く人と決定的に違う"署名"の中身 複数の署名を登録し､相手の関心事によって使い分ける

3．相手の関心や状況によって署名を使い分ける

また、メールアドレスは一定のものを利用する場合でも、送る相手や状況によって署名を使い分けたいシーンもあるかと思います。

たとえば私であれば、相手が生産性向上やDX関連のことに興味がある方であればカナリア社の署名を使いますし、それ以外の私の全般的な情報に興味を持ちそうな方であればカナリア社とクロネコキューブ社を併記した署名を使うようにしています。

具体的には、Gメール標準の署名機能ではなく、テンプレートの機能を使って、あらかじめ作成・保存しておいた署名のテンプレートを、メールを作成する都度選択するようにしています。

図表＝筆者作成

たしかに最近はチャットツールが台頭してきているので、メールの出番は少なくなってきているかもしれませんが、ややフォーマルなやりとりや対顧客との折衝シーンなど、活躍することも多いと思いますので、うまく活用してもらえたらと思います。

写真＝iStock.com／fizkes

※写真はイメージです

私が会社員だった頃は、肩書が一つしかなかったため、複数の署名を使い分けるといったことは考えたこともありませんでしたが、現在は肩書が増えているため、結果的に今回ご紹介したような機能を重用しています。かつてと異なり、一人の人が同時に多くのことにチャレンジできるようになった今の時代ならではの工夫といえるかもしれません。