グーグル式「プロジェクト専用サイト」設置で社内外情報共有

解決POINT

【1】プロジェクトメンバーが共有できるサイトを作ろう

更新した予定やファイルをプロジェクトメンバーにメールしたり管理するのは非常に煩わしい。グーグルサイト上にプロジェクトメンバーだけが見られる共有サイトを作れば、履歴も残り、過去のやりとりも一目瞭然。スムーズにやりとりできる。

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グーグル式解決4ポイント

【2】章立てを決め、階層化しよう

サイト構築の肝は、プロジェクトの業務を階層化し、それを章立てして、必要な情報のありかを明確にすること。複数企業で1つのプロジェクトを行うことの多い根来さんは、各担当者が自分に関する書類がどこにあるのか一目でわかるように工夫して項目立てをしているという。

【3】メンバーの介入できる権限を決めよう

サイト管理者以外に、サイトに書き込みができる人、閲覧のみの人など権限を自由に与えられる。変更があった場合、履歴として誰がいつ行ったかがサイト上に残る仕組みだ。

【4】やりとりの経緯、資料などをアップしよう

すでに決定した事項も含め、過去にどのような経緯があったのか、資料をアップしてメンバーで共有しよう。そうすることで、途中からプロジェクトに加わった人との情報格差も減らすことができる。