IT大手が統一ツールを決める際､操作性､拡張性とともに配慮した｢データ返却｣の重要度 なぜ優良企業は｢SKYPCE｣を選ぶのか

預けた"重要資産"名刺データがすべて戻ってくる

最近まで当社では名刺管理の方法が統一されていませんでした。一部の部署では他社の名刺管理ツールを導入、従業員によっては紙のまま名刺をファイリングして使っていました。しかし、名刺情報の不正な持ち出しや名刺管理ツールへの不正アクセスといった被害事例の報道を受け、全社で統一したツールを活用すること、あわせて徹底した管理体制を敷いていくことにしました。そこで複数のツールを比較検討した結果、導入を決めたのが営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」でした。

当社が評価したのは、まずは「SKYPCE」の操作性の良さや将来的な機能拡張への期待ですが、高画質の名刺画像など登録した全データの返却が保証されている点も決め手の一つとなりました。というのも、名刺データの基となる画像データがユーザーである当社側に返却されない場合、今後もし名刺管理ツールを乗り換えたいと思っても、ツール間のデータ移行をスムーズに行えず、適切な名刺管理の継続が難しくなってしまう可能性があります。当社では名刺を含めお客様に関するデータは重要な資産だと考えますので、ツールの選定時には登録したデータがすべて返却される仕組みがあることを重視しました。データを適切に返却してくれる「SKYPCE」だからこそ、大切な名刺を安心して預けることができるのです。

操作性や機能拡張について申し上げると、「SKYPCE」の機能やUIはユーザーの声を取り入れて改善されており、導入してからも日々使い勝手が良くなっています。こうしたＳｋｙ株式会社の企業としての姿勢や商品の発展性も、導入して良かったと感じるポイントです。

株式会社NTTデータ ビジネスシステムズ 代表取締役社長の河野 吉晴様（左）と第一システム事業本部ITソリューション事業部ITソリューション企画営業部長の山本 康二様（右）。

名刺情報の「メモ」を活用し、営業活動を効率化

当社では、名刺交換をしたらなるべく当日中に名刺を「SKYPCE」に登録するよう呼びかけています。しかし、営業部の従業員はお客様先から会社に戻らず帰宅することもありますから、会社にあるスキャナーで当日中に必ず名刺を登録できるとは限りません。その点、「SKYPCE」だとスマートフォンで名刺を撮影すれば外出先でもすぐに登録することができるので、「当日中の登録」のハードルが低く非常に効率的です。また、一度登録すれば名刺を持ち歩く必要がなくなるため、紛失のリスクも軽減できます。

登録した名刺情報を全社的に共有できるようになったことで、営業活動の効率化も進んでいます。今までは、新規でアプローチしたいお客様の情報をほかの営業担当に問い合わせる必要がありましたが、「SKYPCE」を導入したことで、自社とお客様との接点の有無や担当者の連絡先をすぐに検索できるようになりました。

そのような営業活動をする中で得た情報は、名刺情報に「メモ」として追記します。経営層がお客様を訪問する際などにそのメモを確認し、これまで営業担当がどのようなやりとりをしてきたのかを把握できるようにしています。

また、「SKYPCE」の活用を売り上げアップにつなげる取り組みも始めています。当社は複数の企業を統合して設立された経緯があるため、扱う商材が多様です。そこで、ほかのチームが登録した名刺やメモを閲覧することでクロスセルを検討するなど、さらなる営業機会の創出を図っています。

名刺情報の登録はスマートフォンのカメラを使えばよく、非常に効率的だ。

「経営層限定」の設定で人脈の引き継ぎも確実に

「SKYPCE」に登録された情報はマネジメントにも役立っています。例えば、新しく登録された名刺を見れば、どのような企業とのつながりを増やしているのかが一目瞭然です。また、部下の営業活動の進捗を一人ひとりにヒアリングしていると時間や手間がかかってしまいますが、「SKYPCE」の「メモ」を確認することで、手が空いたタイミングで部下の状況を手軽に把握できるようになりました。

そのほか、経営層が持つ人脈の引き継ぎにも「SKYPCE」を活用しています。経営層の人脈にはエグゼクティブ層のお客様も多く、企業として継続的なお付き合いをしていく上で非常に重要です。そうしたお客様の情報を「SKYPCE」上に集約しておくことで、経営層のメンバーが入れ替わっても確実に人脈を引き継ぐことができます。なお、経営層が登録した名刺データのうち、セキュリティの観点から全従業員に公開できないものについては、経営層だけが確認できるように設定しています。

今後は、営業活動の履歴や進捗を組織全体で共有できる「活動記録」機能の活用も検討しています。こうした方法を通じて「SKYPCE」に蓄積した情報を基に、より効果的なアプローチの方法を探っていきたいと考えています。

株式会社NTTデータ ビジネスシステムズ様

株式会社NTTデータ ビジネスシステムズは、さまざまなお客様との共創実績や大規模システム開発経験を活かし、企業向けコンサルティング、システムインテグレーションなどのトータルサービスを、事業ブランド「imforce」として展開。2011年の創業から事業規模が約2倍となった現在、誰よりも鮮明にお客様の「次」を描き、社会課題の解決とサステナブルな成長を目指しています。

代表取締役社長：河野 吉晴様
第一システム事業本部
ITソリューション事業部
ITソリューション企画営業部長：山本 康二様

所在地：東京都豊島区
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