企業にとっては大事な資産である一方、個人情報として慎重な扱いを求められるのが営業先などの名刺情報。専門サービスのニーズが高まる中、注目されるのがＳｋｙ株式会社の「SKYPCE」である。導入企業は「SKYPCE」のどこに魅力を感じ、どのように活用しているのだろうか。埼玉県狭山市に本社を置く日本情報システム株式会社の肥沼佑樹代表取締役と、ソリューション営業本部の濱尾國英様、公共営業部の庭山徳彦様、ICTソリューション部の髙田敦子様に率直な評価をうかがった。

大量の名刺情報をどう管理？　全社導入を見据えツールを検討

当社では、展示会などで一度に多数のお客様と名刺交換をする機会があります。そうしたイベントで受け取った大量の名刺を管理するために、マーケティング部門を中心とした一部の部署で他社の名刺管理ツールを導入していました。しかし、情報漏洩等の事例が近年多発していることを鑑み、名刺情報を含むデータ管理の体制やツールを見直すことに。今後、名刺管理ツールを全社的に導入していくことも見据えて検討した結果、名刺のデータ化がすべて国内で行われていることへの高い信頼性や、すでに導入していた「SKYSEA Client View」と連携して名刺管理のセキュリティを強化できることが決め手となり、「SKYPCE」を導入することにしました。

また、販売会社として「SKYPCE」を取り扱う上で、実際に社内で活用することでお客様により実用的な提案をできるようになるという点も、導入を後押ししました。

左から日本情報システム株式会社の濱尾國英様（ソリューション営業本部）、肥沼佑樹様（代表取締役）、庭山徳彦様（公共営業部エキスパート）。髙田敦子様（ICTソリューション部エキスパート）はオンラインで取材に参加。

Web会議直前に送付可能！　オンライン「名刺交換」の効果

「SKYPCE」の導入効果はさまざまな場面で感じています。例えば、オンラインの営業活動です。オンラインの場合は、対面での打ち合わせや商談のように、お客様に直接お会いして名刺交換をすることができません。しかし、最初に自身の所属を明らかにした上で商談を進めるためにも、名刺情報の交換は不可欠です。そこで、Web会議の前に「SKYPCE」で自身のオンライン名刺のURLを発行し、メールでお客様に送付。対面での営業活動と同じように“名刺を渡してごあいさつ”からやりとりを始めることができるようになりました。

そのほか、日々の営業アプローチも効率的に行えています。お客様を訪問する際の事前準備に活用しているのが「ニュース連携」機能です。名刺交換したお客様の企業に関する最新ニュースをまとめてチェックできるので、訪問時の話題づくりや情報収集に役立てています。また、営業活動におけるターゲットの絞り込みには「企業データベース」を参照。東京商工リサーチに登録された企業の売上高や従業員数（レンジで表示）を、名刺登録の有無にかかわらず「SKYPCE」から確認できるので、今後どのようなアプローチをかけていくかなど、営業戦略を策定するための情報収集に利用しています。

一斉配信メールの差出人を担当社員に設定、開封率アップも

当社では、展示会などのイベントで一日に大量の名刺を受け取る機会が多く、データ化に手間がかかっていました。しかし「SKYPCE」導入後は、スキャナーからまとめて名刺を取り込むことができ、データ化までの作業を効率化できています。UIもわかりやすいため、マニュアルを参照しなくても画面に従って操作をするだけで作業を完了させられます。また、名刺スキャン時に「手書きの交換日を優先」にチェックを入れると、名刺に手書きした日付が名刺交換日として登録されるので効率的です。

さらに今後は、イベントに参加されたお客様にお礼メールを送る際に、「一斉メール配信」機能を活用することを検討しています。これは、名刺情報として登録されているメールアドレスにメールを一斉配信できる機能です。ポイントは、宛先ごとに異なる差出人を設定できること。これまで、当社では一斉配信するメールの差出人に会社の代表メールアドレスを使用していました。この機能で、差出人を名刺交換した従業員のメールアドレスに変更すれば、お客様にとって面識のある相手からメールが届くことになり、開封率アップなどの効果が期待できます。また、名刺情報からデータ化された正確なメールアドレスを使用するため、手入力によるミスを削減できるのもメリットです。

得意先などに一斉配信メールを送る際、会社の代表メールアドレスではなく、名刺交換をした担当社員のアドレスを差出人に設定することで、開封率アップなどの効果を期待できる。

DX推進に「SKYPCE」を活用、セキュリティ事故防止の体制整備も

今後は、社内で立ち上がっているDX推進プロジェクトと連携して、名刺をはじめとした顧客情報を一元的に管理できる仕組みを整えていく予定です。その一環として「SKYPCE」の全社的な活用を促進し、慎重に取り扱う必要がある名刺情報は公開範囲を関連する部署に限定するなど、安全に利用するための運用ルールを策定していきます。また、情報セキュリティの強化も重要な課題です。こちらは「SKYSEA Client View」との連携を利用し、「SKYPCE」上での画面キャプチャーやデータのダウンロードなど、情報漏洩リスクにつながる操作に対して警告のアラートが上がるように設定することで、セキュリティ事故を防止する体制を整備していきます。

お客様の情報を「SKYPCE」に集約し、名刺データを最大限に利活用する方法を検討することで、効率的な営業活動を行って参りたいと考えております。

日本情報システム株式会社様

日本情報システム株式会社は、ITシステムの開発や機器の販売・維持管理、ネットワークインフラ構築・運用支援などお客様に最適なソリューションをワンストップで提供する企業です。

二要素認証製品「Yubi Plus」や物流企業向け デジタル配車板システム「Tradiss」の企画・開発など革新的なソリューションを作り出す挑戦を続けています。

代表取締役：肥沼 佑樹様
ソリューション営業本部：濱尾 國英様
公共営業部　エキスパート：庭山 徳彦様
ICTソリューション部　エキスパート：髙田 敦子様
※髙田様にはオンラインでお話を伺っています

所在地：埼玉県狭山市
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