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※自社内で管理しているサーバーなどにシステム導入すること
多くの会社は気づいていない「名刺はビジネスの起点」という事実
ビジネスシーンでは今も紙の名刺が非常に多く使われています。しかし、「名刺を起点にビジネスを変えていこう」という考えを持っている企業は多くはありません。
紙の名刺を会社で管理するケースはありますが、名刺ファイルに入れて会社で保管するだけでは、個人で保管するのとあまり違いがありません。ファイルが会社の棚にあるか、個人の机にあるかの違いだけです。紙の名刺をそのまま保管していた時代には、たとえ会社で管理したとしても、それを有効に使う手段がなかったのです。
そのため、会社の業務がIT化し、社員がみなスマートフォンを持つような時代になってもなお、「名刺を会社で共有する」という発想が生まれてこないままになっています。
しかし、社員の皆様は業務の中でスマートフォンやパソコンを使いこなしていますから、当然、名刺情報をITで管理しようという発想が出てきます。そこで使われているのが、フリーの名刺管理サービスです。利用者はすでに日本国内だけで数百万人に上るといわれています。
ただ、名刺は個人情報ですから、取り扱いには注意を要します。個人がフリーの名刺管理サービスを使ってデータベースのように名刺を検索できるようにすると、これは個人情報保護に伴う法律でいう「個人情報データベース」となります。つまり、会社が管理すべき個人情報データベースになってしまうのです。
ところが、多くの会社はまだ組織として名刺情報を管理していません。そのため社員の方たちは、それぞれ個人の名義でフリーの名刺管理サービスと契約します。社員がいわば勝手にやっていることなので、会社による管理対象ではないのです。フリーサービスの存在自体を会社としては把握できていない、というような状況が広がりつつあります。
そして、たとえフリーの名刺管理サービスの約款に書いてあったとしても、個人の方は個人情報保護に伴う法律に精通しているわけではないため「知らずに使ってしまっている」ことも多く、結果的に法律上問題のある使い方になっているケースが散見されるのです。
また、フリーの名刺管理サービスでは、利用者がシステムに取り込んだ名刺のテキストデータや名刺画像を利用終了時に一切入手できないとか、登録したデータの一部しか入手できず、他のシステムで利用することが容易ではないという場合があります。
SKYPCEではこのような「ベンダーロックイン」の状態になることを避けるため、お客様がスキャンした名刺画像やテキストデータ、お客様が入力した情報については、契約を終了される際に、お客様に返却できるようにしています。
Ｓｋｙ株式会社
ICTソリューション事業部
執行役員
実情に合わせオンプレミス版とクラウド版から選べるように
現在では「名刺を会社で共有する」システムとして、さまざまな名刺管理ツールが提供されています。私たちも自社で「SKYPCE」を開発する前は、法人向けの名刺管理サービスを利用していたことがありました。ただ、そのサービスには「いつ・誰が・誰と名刺交換をした」という情報しかなく、営業活動の実態把握はなかなかできませんでした。
このような実体験が、名刺情報を活用して営業支援機能を高めるという「SKYPCE」の発想のきっかけになりました。
私たちは名刺をデジタル化するだけではなく、その情報を「会社内で共有し、営業活動に活かして収益を上げていただくこと」にこそ価値があると考えています。「SKYPCE」を通して、これまでにない新しい営業スタイルを確立し、お客様の業績に貢献していけたらと思っております。
今まで「SKYPCE」はオンプレミス版として提供をしてきましたが、この度新たにクラウド版をラインナップに加えることとなりました。
オンプレミス版は「名刺情報を自社の管理下に置き、データを自由に扱うことができる」という点をご評価いただいていましたが、長引くコロナ禍や半導体の高騰などの影響で、「新規のサーバー設置ができない」「情報システム部門の採用が難しく、サーバーの管理者が不足している」といった会社が増えるなど、状況に変化がありました。
そうしたお客様のご要望にお応えするためには、オンプレミス版だけでは限界があります。そこで、「SKYPCE」では今回新たにクラウド版、いわゆるSaaSのサービスを提供することにいたしました。
クラウド版のメリットは、サーバーを設置・管理する必要がなく、導入しやすいという点にあります。「SKYPCE」はオンプレミス版でも、クラウド版でも、同じ機能がご利用いただけるように設計されています。どちらを選ぶのかはサーバーや名刺データの管理体制がポイントになってきます。
営業活動において重要なデータである名刺情報は、自分たちの手で管理したい――。そんなお客様には、オンプレミス版がおすすめです。もちろんIaaS形式でデータをクラウド上に置くこともできます。
それに対して、「会社にサーバーを設置することができない」「名刺データをクラウド環境で保存することをセキュリティ上のリスクとして許容できる」というお客様には、クラウド版をおすすめしています。オンプレミス版とクラウド版から選べるのはSKYPCEだけなので、お客様の環境に合わせ、最適なものをご提供できればと思っています。
名刺とは、営業の方がお客様とお会いした時に交換するもの。その時にちょうど商談につながれば、案件としてSFA（営業支援システム）などに登録することができますが、実際のビジネスシーンはそんなに都合の良い話ばかりではありません。営業に行ってみたら、お客様から「それはこの前買ったばかりだから次は5年後です」と言われるようなこともあります。
しかし、そのお客様は5年後には買い換えてくれる可能性があるということです。こういった見込み案件をどれだけ持っているかは、日々の売上・受注に大きく影響するので、たとえ今は売れなくても、そのお客様との関係をどう維持していくかがとても大事になってきます。これは営業の方個人の対応に依存するところが大きく、属人的になりがちです。
そこで、「SKYPCE」では営業支援のためのさまざまな機能を提供しています。
「SKYPCE」ではメールやメルマガを一斉送信できる「One To Oneメール送信」という機能をご提供しており、営業以外の販促部門や他の部門からもメルマガを送ることができます。メルマガで自分たちに関心を持ってもらうことができれば、今案件がないお客様でも何年か先に見込まれる商談の機会まで関係をつないでおくことができますよね。
また、メルマガとして一斉送信した時に、差出人は「名刺を交換したAさん」の名前にすることができます。受け取る側としては会社からではなく、「名刺交換をしたAさんからメールが届いた」という印象になり、存在を覚えていただくきっかけにもなります。
見込み案件における関係づくりをサポートする新機能「活動記録」
「SKYPCE」Ver.2へのアップデートに伴い、新たに営業支援機能を追加いたしました。日々の営業活動を記録する「活動記録」という機能です。
この「活動記録」は、いつお客様を訪問し、どんな話をしたか、という情報を記載するものです。具体的な案件であれば、SFAなどで進捗管理をすることができますが、案件化するのが数年先になるような見込み案件の場合、その期間のお客様との関係づくりを記録する仕組みというものがありませんでした。「SKYPCE」の「活動記録」は名刺に紐づいているので、案件になっていないお客様とのやりとりもすべて記録しておくことができます。
大企業の場合、2～3年ごとの人事異動で担当が変わり、追いかけたいお客様がいても引き継ぎが難しく、関係が途切れてしまうということもあるでしょう。また、引き継ぎ前の進捗状況を確認しようとしても、会社全体のビジネス情報進捗管理システムは企業単位あるいは案件単位でまとめていることがほとんどなので、詳細がわからないということが多いのです。
そんな時、「活動記録」を見れば追いかけたいお客様がいつ誰と何を話していたかという履歴がわかるので、後任者がそのお客様と名刺交換をするだけで、スムーズに引き継ぎを行うことができるようになります。
さらに、この「活動記録」は会社の中で共有することができるので、見込み案件の関係づくりを、担当の営業がきちんとメンテナンスできているかどうか、組織全体として把握することができるようになります。
このような見込み案件を含めたビジネス進捗情報を管理できるシステムというのは、実は今まであまりなかったのです。私たちはこの「SKYPCE」独自の「活動記録」機能で、「商談になる前の関係づくり」という新しい価値を提供したいと思っています。
今回ご説明したOne to Oneメール、活動記録などの既存機能に加えて、今後提供を予定しているニュース配信やSFA／CRMとの連携機能は、すべてオプションではなく標準機能として提供していきます。
こういった新機能を続々追加していく予定なので、「SKYPCE」を活用し名刺のDXと営業支援の拡大を、是非ご検討いただければと思っています。
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