コンプライアンス違反をきっかけに企業価値が毀損、情報セキュリティの不備からランサムウェアの侵入を許し回復までに数カ月……。現代の企業経営にはそうした新しいリスクへの対応が求められている。その対策の一環として、とりわけ大企業の場合、経営・管理部門から従業員に対して「周知・教育・報告」などを求める依頼メールが日常的に発信されている。だが、そうしたタスクは件数が多くなるにつれ、どうしても発信する経営・管理側、受信する従業員側、さらには中間でとりまとめる管理者・部門長に対し、無視できない負荷をかけるようになるものだ。件数の増加に伴いリマインドの手間も膨らみ、いわゆる“リマインド疲れ”を招く。その結果、本業の生産性が落ちてしまうといった、深刻な悩みを抱えている企業も少なくない。では、どのように対応すべきだろう？

日立グループで企業向けのDX支援やITサービスを展開する日立ソリューションズは、連結ベースで1万4000人超の従業員を擁する国内トップクラスのIT企業だ。実は同社もほかの大企業と同様に、「リマインド疲れ」の悩みを抱えていた。

とはいえ、各種のタスクをなくすことは現実には不可能といえる。現代特有の経営リスクを回避するには、コンプライアンスや情報セキュリティなどの重要課題を従業員一人一人が認識し、対応することが必要だ。タスクが発生すること、そして従業員一人一人が処理しなくてはならないことは、現代の企業にとって避けて通れないことではないだろうか。

では、こうした課題に対し、企業ではどのような運用が行われているのだろうか。

大企業では一般的に、人事労政や情報システム部門、本部部門といった経営・管理層が必要情報を発信し、部門長など管理者がその依頼メールを中継し、個々の従業員がその依頼に従いeラーニングを受けたり報告を上げたりという行動を起こす……というのが基本的な流れである。

ただ、大量のタスクが飛び交う中では、どうしても対応忘れが発生し、それに対するリマインドが必要になる。日立ソリューションズの調査では、大企業の社内依頼において「重要依頼の対応忘れ・催促された経験」は38.4％に及ぶ。「重要依頼」だけに、そうしたタスクへの対応忘れ・対応遅れは重大な経営リスクにつながりかねない。そのため、経営・管理部門や部門長はリマインドに注力せざるを得ず、多くの企業でそのことが隠れた負担になっているのである。

そこで開発されたのが、「グループタスク リマインダーサービス」という製品（SaaS）である。

全社員が始業時に立ち上げるポータルサイトに「TODOバー」と呼ばれるバーが“目立つ”ように表示され、そこに従業員個々に対して出されているタスクが付箋紙型のタイルとして掲示される。色分け表示によって個々のタスクの期限を把握でき、どのタスクから優先的に処理するべきかを直感的に判断できる点が特長だ。

日立ソリューションズが「グループタスク リマインダーサービス」を社内に導入したところ、各種タスクの「期限内の回答率」が導入前にメールで依頼していた時期の67％から、98.2％へと劇的に改善したのである。そして同製品導入による工数削減時間を調査したところ、初年度は1万3422時間の削減、5年後は3万9461時間も削減できたという。また、従業員満足度についても「依頼（タスク）を探すストレスが低減」「依頼実施状況の管理ストレスが大幅に改善」といった効果が見られたという。

こうした大幅な削減効果の背景には、次のような事情があるという。従来のメールに頼るやり方だと、実施者がリマインドされたメールを受信トレイから探し出す時間、部門長が管理表を作ってリマインドをする時間、そして発信者が回答を集計したり、リマインドしたりする時間がかかっていた。それらの削減時間を総計すると、上記の時間に達したということなのだ。

「グループタスク リマインダーサービス」は日立グループ内でも広く浸透・利用され始め、その好実績をもとに、現在は従業員500人超の企業を中心に外部へ販売されている。クライアント企業の利用者はすでに13万人に上る。

経営リスクに直結しかねない重要タスクの「対応忘れ」「対応遅れ」に悩んでいる企業、また経営・管理部門や部門長の「リマインド疲れ」を深刻にとらえている企業は、日立ソリューションズの「グループタスク リマインダーサービス」を検討してはいかがだろう。今なら以下から期間限定でこの製品の資料をダウンロードできる。

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