仕事のできる人はやっている…どんな相手にも必ず締め切りを守らせるための"殺し文句" 仕事の期限を守る｢動機｣を考える

プロジェクトの細分化をしてモレを防ぐ

ポイント②　モレを防ぐ「ブレークダウン計画法」

計画時点で作業にモレがあると、そのモレを誰かが拾ってやることは絶対にありません。モレというものは、後々のタイミングで発覚して、大問題になります。漏らしてはいけないことは誰しもわかっていますが、作業を思いつきで洗い出してしまうと、必ずといっていいほどモレます。

そこで第2のポイントです。作業計画は、大きなカテゴリからブレークダウンしましょう。まずは大きなカテゴリでモレないようにして、1段階ブレークダウンしてそこでもモレないようにする……このように作業計画を立てていけば、モレることはほとんどありませんし、モレたとしても細分化された小さな作業がモレるだけなので、大きな問題にはなりません。

出典＝『プロジェクトのトラブル解決大全』

計画表には担当者の名前を必ず入れる

ポイント③　誰もやらない仕事を防ぐ「担当者名マスト」

担当者名がない計画表がある――ありえないと思われるかもしれませんが、実際にはよく目にします。

タスク名と日付は書かれているのですが、担当者名の欄がブランクになっているのです。すべてのタスクがブランクではなく、いくつかのタスクがブランクになっています。ポイント①の図表2の右側、担当者欄が歯抜けになっている状態です。

そこには、作業に追われて埋めきれない、人員のやりくりを未来の計画まで考えきれずにブランクになっている、といった事情があります。

最初から担当者までびっちり入れるのは骨が折れますが、第3のポイントとして、担当の名前は絶対にブランクがないよう徹底しましょう。

基本的には1カ月前には決めておくのが鉄則です。それでも決まらない場合は、1週間前までには絶対に決めます。ただ、ほとんどのタスクの担当者が1週間前に決まるようでは炎上まっしぐらです。

また、担当者の連名もNGです。もう1人がやるだろう、といってタスクが宙ぶらりんになってしまうからです。