2016年3月22日(火)

資料づくりの出発点は「達成すべきゴール」をズバリ「一言」で

素晴らしい報告書・提案書の練習:[仮説立案]STEP1-1

PRESIDENT 2013年4月1日号

&Create(アンド・クリエイト)代表 清水久三子 構成=大塚常好(プレジデント編集部)
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「仮説立案」「構成・文章化」「ビジュアル化」の3ステップ構成。各ステップの講義&練習問題であなたの資料作成力がぐんぐん伸びる。

2つの「わかる」

「結局、何をすればいいのですか?」「おっしゃることはごもっともですが」……。上司や顧客へ資料を提出した際、このように返された経験はありませんか。その理由は、あなたの資料がわかりにくいことにあります。

資料作成で最も重要なのは、相手にわかってもらうことです。「わかる」には2つの意味があります。一つは意味を理解すること。これは、情報が脳内の本棚に納められ、そこから適切に引き出すことが可能な状態を指します。もう一つは意義を納得すること。主張に合点がいって腹に落ち、アクションをとることが可能な状態です。

わかりやすい資料をつくるためには、この2つを満たす必要があります。意味を理解してもらうには、情報の量と質を適切にし、相手の脳に納めやすくする。意義を納得してもらうには、論理的・感情的に受け入れやすくしなければなりません。

では、そのためにどうすればいいか。一つ意識してほしいのは、資料を作成する際に、いきなりパソコンを立ち上げないことです。

私はこのことを資料作成の研修や部下への指導の際に、言い続けてきました。最初は、ペンで紙に書いてみる。手書きなら、デザインや色など体裁を無視して本質的なメッセージだけを書くことができるからです。もし書くことが浮かんでこないのなら、それは考えが深まっていない証拠。何を伝えたいのか、相手にどうしてほしいかという資料の本質をふまえ、全体の構成をじっくり考えましょう。パワーポイントを立ち上げるのは、それからです。そのほうが経験上、速くて楽で、内容的にも優れたものがつくれます。

資料作成には、3つのステップ「仮説立案」「構成・文章化」「ビジュアル化」があります。私はこのうち前者2つの作業を基本的に紙で行い、その後、一気にパソコンで仕上げていきます。次項以降、その方法を解説していきましょう。

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