2016年3月29日(火)

そのプレゼン資料、論理破綻していませんか?「ストーリーボード」で再チェック

素晴らしい報告書・提案書の練習:[構成・文章化]STEP2-2

PRESIDENT 2013年4月1日号

&Create(アンド・クリエイト)代表 清水久三子 構成=大塚常好(プレジデント編集部)
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「仮説立案」「構成・文章化」「ビジュアル化」の3ステップ構成。各ステップの講義&練習問題であなたの資料作成力がぐんぐん伸びる。

ストーリーボードとは

伝えるべきメッセージが明確になったら、相手が理解しやすいように情報の順番を決めて、ストーリー仕立てにします。そのためのツールがストーリーボードです。箇条書きや文章でストーリーを考えることも可能ですが、このボードでは全体のボリュームや構成が一目で把握できるので、お勧めです。(図を参照)

ストーリーボードは資料の全体像を示したフロー図です。頂点にメーンメッセージ、その下にサブメッセージを配したピラミッド構造で、さらにその下にセクション、いわゆる資料の章立てをつくっていきます。

メッセージには主張と根拠が必要だと述べましたが、メーンメッセージとサブメッセージにはそれぞれが主張と根拠を含みます。そして、いくつかのサブメッセージを合わせると一番上のメーンメッセージをきちんと根拠付けるような構成になります。いわば、自分のプレゼンが論理破綻していないかをセルフチェックできる機能があります。

メーンメッセージとサブメッセージからなるビラミッド構造がそのまま資料の構成になると思われることが多いのですが、そうではなく、これとは別にセクション(章立て)をつくります。メーンメッセージを効果的に伝えるためには、メーンメッセージからサブメッセージへと展開する方法もあれば、サブメッセージを個別に説明した後で、メーンメッセージに上げていくほうが適した場合もあるからです。

セクションは、各スライドの概要とそこで説明したいメッセージを組み合わせてつくっていきます。プレゼンを成功させるコツは、要所に「山場」を盛り込むことです。一定時間同じようなリズムで淡々と話していると、聞いているほうはどうしても退屈してしまいます。相手へ説明することを思い浮かべながら、セクションを立てましょう。

実際にはストーリーボードをつくる人はわずかで、パワーポイント(パワポ)で資料をつくりながら章立てを考える人がほとんどでしょう。しかし経験上、スピードという点ではストーリーボードまで手書きしてからパソコン作業に入るほうが圧倒的に速いです。伝えたいことがわかっていないとストーリーボードはつくれません。何を言ってよいかわからないから、とりあえずパワポを開いて、空白をデータで埋めて……とやっていくと、体裁はそれなりに整うかもしれませんが、相手に伝わる資料という点では及第点には届かないでしょう。

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