1月になると、「今年こそ手帳を活用し、仕事もプライベートも充実させよう!」と意気込む人は多いでしょう。私も毎年この時期になると、もっといい手帳の活用の仕方はないか、必ず考えています。特に私の場合、極薄手帳を使っていますので、「手帳をフル活用したい」と思わずにはいられません。そのため、この時期は新しい試みをするだけでなく、これまでの手帳のルールを改めて見直すようにしています。
今回は、手帳を活用するための基本ルールについて考えてみます。だれにでも真似できるルールばかりに焦点を当てていきますので、参考にしてみてください。

手帳のメモ整理「色のルール化」

メモした情報を活用するため、手帳に色を取り入れている人はたくさんいます。ただ、色のルール化に従って色分けしていかなければ、かえって混乱するだけです。

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色分けはルール化して行うのがポイント。メモは自分に分かる範囲で省略。

たとえば、「仕事が黒」「プライベートが赤」と決めてメモしていくだけでも、何についてのメモかが一目瞭然になります。さらに細分化して、仕事のメモを「普通が黒」「重要が青」「注意が赤」とし、「プライベートが緑」とルール化すれば、何についてのメモか、どういう仕事の性質のメモかが分かるようになります。シャープペンシルを使っている人なら、アンダーラインで色分けすればいいでしょう。

色のルール化は、手帳への書き込み以外でも使えます。たとえば、To Doの管理を付せんでする場合も、「普通が黄」「重要が青」「注意が赤」といったように付せんの色を変えてメモしていけば、どんな性質のTo Doかがひと目でわかり、うっかりすることがなくなります。さらに手帳で付せんを使ってTo Doの管理を行えば、すぐに予定を確認しながら取り組むことができて便利です。

このように色のルール化を決めるだけで、手帳の情報を整理することができます。ただし、色のルール化の効果を高めるには、「普通」以外の色は、絞って使うといいでしょう。「普通」以外の色を多用しすぎると、本当に重要・注意のメモがぼやけてしまうからです。

私の場合、見開きで4カ月、計6ページの「年間予定表」も色分けして活用しています。1日1行、しかもメモするスペースが小さいため「カラーラベル アソート 丸型3mmφ」(エーワン)で、その日の評価、食事、運動の管理をしています。

具体的に説明すると、その日の評価は「青がいい」「黄が普通」「赤が悪い」、健康的な食事を摂った日は緑、運動をした日は白のカラーラベルを貼って1日の記録を残しています。

このほか、1ページに小さく印刷された年間カレンダーには、家族の誕生日や結婚記念日、クリスマス・イブなどにも「重要な日は青」「注意が必要な日は赤」と決めてカラーラベルを貼って、うっかり防止に役立てています。