文章を書くのが苦手だ。メールの表現に悩み、時間がかかる。マナーに厳しい取引先がいる……。一般的な書き方を知れば、面倒は減る。今回、ニーズ別に、フレーズと文例を集めた。日本ビジネスメール協会の平野友朗さんと「ビジネス表現の基本」を確認しよう。

情報を付け加えて「確認」と思わせない

相手に確認を求める場合、電話よりもメールのほうが手軽です。アポイントメントから面会まで時間があいてしまった場合、前日に「明日の件、よろしくお願いいたします」と電話があれば鬱陶しく感じる人もいるでしょう。しかし、同じ内容のメールであれば、それほど違和感はありません。

ただし確認だけを目的にしたメールは失礼になる恐れがあります。

「場所がわかりづらいので、地図を添付いたします」といった付加情報を盛り込んだり、「お目にかかれるのを楽しみにしております」と締めくくったり、工夫がほしいところです。

このような確認メールで使いやすいのが「念のため」というフレーズ。相手に注意を促しつつ再確認してほしいというニュアンスが伝わります。

一方、相談ごとで使いやすいフレーズが「可能であれば」。相談という体裁をとりながら、こちらのお願いを聞いてもらうための前置きの決まり文句です。

もう少しかしこまったフレーズとしては「差し支えなければ」があります。