2016年3月16日(水)

印象が悪いメール、無視されるメール

PRESIDENT 2015年7月13日号

ヴィタミンM代表 鈴木真理子 構成=川口昌人
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せっせとメールを出しているのに、いつも先方の反応がかんばしくないなら、知らず知らずのうちに「残念なメールを書く人」になってしまっているのかも。

日本のビジネスパーソンが1日に受信する業務メールは、だいたい30通程度。管理職になると50通から80通にのぼるといわれます。

こうした状況の中で、受け手にスキップされ、あるいは後回しにされる、残念なメールが存在します。その具体例を、皆さんと一緒に見ていきましょう。

残念なビジネスメールの筆頭は、タイトルを読んだだけでは内容がわからないメールです(ダメメール1)。「ごぶさたしています」「先日はありがとうございました」などの挨拶系、「○○商事の△△です」などの自己紹介系、「セミナーについて」「懇親会の件」などのあいまい系。いずれも、タイトルが迷惑メールと区別できません。

受信者はタイトルと発信者の名前を見て、読むべきメールを選んでいます。つまり、読んでもらうためには、タイトルだけで内容がある程度伝わる工夫が必要です。

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