営業職に就く人たちにとって、最も重要なのは顧客と接する場面。そのための貴重な時間を奪う恰好になる会議は、多くの営業担当者が敬遠しがちだろう。実際、多くの会社で連日繰り広げられている会議の多くはムダだらけで、特にリモートワークにおけるオンライン会議では、会議室など物理的な制約がないため長時間に渡り、気づけばチーム全員の時間を浪費してしまうことも。だが、ITツールを駆使して社内におけるコミュニケーションの流れを変えれば、それまでムダだった会議は有益な時間に生まれ変わる。

会議でついつい眠気を誘われるのは、ムダが多い証拠

ムダな会議にわざわざ時間を割くよりも、その分を営業活動に充てたい――。有能な部下を抱える営業マネージャーほど、こうした苛立ちを感じていることだろう。特に営業部門のスタッフが集結する全体会議に関して、不満を募らせるチームリーダーが多いようだ。

無論、報告や意見交換の必要性を否定しているわけではない。今後の営業活動に役立つと実感できる内容の会議が乏しいからだ。

たとえば、それまでの成果と今後の目標について各担当者が発表し、担当部長が総括してから営業本部長が助言するという儀礼的な慣習を繰り返す、というパターンが珍しくないはず。しかも、配布資料を見ればわかることでも、会議の席でわざわざ読み上げさせられる。自分以外が発言している最中は手持ち無沙汰で、ついつい眠気を誘われがちにもなる。

そもそも営業会議の目的とは、結果を踏まえてどのような改善策を打つべきかを突き詰め、その答えを参加者全員で共有すること。ところが、報告ばかりに時間を費やし、肝心の結論まで辿り着かない会議がはびこっているのが実情である。

コミュニケーションの流れを変えると会議は激変する

会議に臨む上司のスタンスにも問題があるようだ。当人は叱咤激励のつもりでも、口やかましく叱責しているだけのケースが多い。「やり玉に挙がった部下は、全スタッフの前で“公開処刑”されているみたいで心苦しい」と、板挟みの中間管理職はつぶやく。

本人がやるとコミットしたことを実行しなかったのならまだしも、やり遂げるつもりで努力して結果が伴わなかったケースでは、会議を統括する上長が冷静に接して原因を協議すべきだろう。そのような場面でも、「なぜ、やり遂げなかったか？」と執拗に問い詰める上長が少なくない。

こうしたムダだらけの会議は、同じメンバーが顔を揃えているかぎり、改善されないのか？　その問いに「No!」と即答するのがセールスフォース・ドットコムだ。現に、同社の顧客管理ソリューションであるSalesforceを導入した数々の企業で、会議が単なる「情報共有の場」から、「次のアクションを協議する場」へと進化を遂げたという。

詳細はセールスフォース・ドットコム作成のホワイトペーパーに記載されているが、Salesforceを活用すると社内におけるコミュニケーションの流れは激変する。まず、各営業担当者が入力した進捗状況や目標、想定取引金額などをチーム内だけにとどまらず、営業事務や経理部門、製作部門などといった他の部署ともつねに情報共有。全関係者を招集する会議を開いたり、報告書を作成したりする必要がなくなる。

上司はSalesforce上で部下の行動をチェックし、分析結果をもとにチャットツールで指示を出す。会議が必要になっても、議事録をリアルタイムで作成でき、参加者全員の書き込みも可能なので、終了後の事務作業からも開放される。

日頃から会議の在り方に大なり小なりの問題意識を抱いていたなら、Salesforceというツールの真価について、もっと詳しく知っておいて損はなさそうだ。

今回の記事に載せきれなかった、セールスフォース・ドットコム「Salesforce」の詳細をホワイトペーパーとしてまとめ、期間限定で公開しております。社内のコミュニケーションの質を上げ、生産性向上を目指すきっかけとして、ぜひご活用ください。

-- ホワイトペーパーの配布は終了しました --