業務依頼に対して「了解です！」しか言わない人は要注意！

先ほど、オンライン会議では、簡潔に話しましょうと言いましたが、機械的に返事するのはNG。上司や同僚からの業務依頼に対して、チャットで「了解です！」とだけ送る人がいますが、これはLINEのスタンプのように、絵文字ひとつで返すことと同じ。対面で仕事をしている時と同様に、チャットでも相手の業務依頼のメッセージ内容や相手の意図を理解していれば、「いつまでに何をどう対応する」というメッセージで返すのが当然です。

そのため、チャットで一言「了解です！」と返信するだけでは不十分。このような社員は、実際に何を了解できているのか怪しいので、上司やチームメンバーは、補足で電話やビデオツールで直接話をして確認した方がいいでしょう。

一方で、すぐに電話をしてしまう社員も問題。チャットを使いこなせないからといって、電話にすぐ頼るような年配の社員は、オンラインでは他の業務もひとりでこなせないケースが多いですね。

チャットでは必ず伝える相手に＠を入れる

しかし、このような3つのルールを心がけても、なおコミュニケーションに問題が生じてしまうケースは少なくありません。重要なのは、コミュニケーションの手段を状況に合わせて複数用意しておくことです。

例えば、チャットツールを使う場合は、誰に何を伝えたいのかを明確にすること、そしてその伝え方を工夫することが大事です。そのため、必ず伝える相手に＠を入れるようにしましょう。グループチャットでは、ほとんどの場合、ALLに送る用事はないはずです。

また、メッセージのやり取りが1往復だと伝えたい内容がうまく相手に伝わらないことも多々あるでしょう。経験則的に、チャットでは、2〜3往復でようやく意味が伝わります。相手に自分の意図が正しく伝わっていることが確認できるまで、数回のやり取りをするべきです。また、逆に数回のメッセージがさらに続くときは電話に切り替えるのがよいでしょう。

弊社では、一日500〜600通のチャットが飛び交っていますが、微妙なニュアンスを伝えたいときはZOOMのようなビデオを使って顔を合わせて話しています。チャットを使っていて“話がずれているな？”と思ったら、すぐに電話やビデオツールで直接コミュニケーションをとることが必要です。