オフィスのデスクは本来、誰もが使いやすいように設計されています。テーブル面の高さ、引き出しの深さ、奥行き、どれも緻密な計算のうえに決められているものなんです。足元に収納ボックスを置いたり、デスクを改造することは、最高に使いやすい状態をわざわざ崩していることと同じです。

今ある状態のなかでベストの整理を行うほうが、デスクをより上手に使いこなせます。そして作業効率アップにもつながるのです。

文房具のうち、ここ1週間で使う可能性がない物は、箱に詰めて棚や倉庫へ保管しましょう。

「1週間」という区切りにも大きな意味があります。本来なら毎日整理するのが理想ですが、そもそも片づけが苦手なのに毎日やるのは苦痛ですよね。かといって、月に1度だと期間があきすぎて、その間に散らかってしまいます。

程良いタイミングとして、1週間がベストなのです。

毎週同じ曜日にしておくとルーティンにしやすいですよ。私は金曜日に設定し、1週間の業務の締めくくりとして、デスクをキレイにしてから帰ります。こうすると、翌週も気持ちよくスタートできます。

月曜日から木曜日の間も、終業時はデスク上に何も置かれていない状態にしてから帰ることが理想です。文房具も本も、コップも引き出しにしまう。そして翌朝、出勤したら引き出しから取り出すように習慣づけると、わざわざ片づけの時間を別に設けなくとも、毎日キレイな状態にしておくことが可能です。

今週中にその本読むの？

文房具の整理が終わったら次は本の整理です。基本的には文房具と同じ手順です。

毎日読んだり資料にしたりするマスト本と、資料的要素はあるけれど時々しか開かない参照本、滅多に開かないけれど保管しておきたい記録本に分けます。マスト本はデスクの上、参照本は引き出しや棚にアーカイブするか、共有棚に置いて部署の皆で読めるようにしておきます。

本や雑誌の一部だけが必要な場合は、そこだけ撮影して画像データとして保存し、読まない部分は思い切って処分を。こうすれば、デスクに本が積み上がることは少なくなるでしょう。