2015年5月18日(月)

多忙な上司への「ホウレンソウ」。用件が一目でわかる簡潔メール

伝わるメールvsバカにされるメール【1】対上司篇

PRESIDENT 2014年3月31日号

アドバイザー 田中淳子 事例作成、構成=戌亥真美
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多忙な上司への「ホウレンソウ」では、簡潔に説明することが必須条件だ。用件が一目でわかる件名を付ける、結果から先に伝える、上司に何をしてほしいかを明確にする方法を、人材教育コンサルタントである田中淳子さんに、場面別に解説していただいた。

シーン1:トラブルを報告する

【BAD MAIL】
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BAD MAIL/GOOD MAIL

[A]件名は明確に……何の報告かはっきりしない件名はNG。件名はあくまでもメールの内容がひと目でわかるように書くのがコツ。
[B]1行25字以内で……前置きが長すぎてNG。このメールの趣旨以外の報告は省き、結論・結果を先に伝えることが大切。また、1行がダラダラ長いのも×。25字以内で改行するようにしたい。
[C]責任転嫁は×……自分の非を肯定するような伝え方はNG。暗に先方に非を転嫁する言い方も評価が下がる原因に。また、そのときの自分の感情などは記入不要。
[D]抽象的な反省はNG……気をつけたいと書いているが、あまりにも抽象的で真実味に欠ける。

【GOOD MAIL】

[A]何の報告か明確に……どこで何があったかを真っ先に記すことが重要。
[B]反省を示す……非は自分にあり、今後注意する旨をハッキリ端的に報告。反省の態度をきちんと示すのが大切。
[C]予測を伝える……万が一の不測の事態の可能性などもしっかり伝えておくと安心。

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