知らないうちに浪費している時間を限りなくゼロにし、1日の密度をより高めたい! タイムマネジメントの達人が目からウロコの時短スキルを特別公開します。

使途不明時間、1日15分で年60時間

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一日のスケジュールを見える化すれば改善点がわかる

今日1日、時間を有効活用できたか? 「一人反省会」は明日の改善ポイント把握に欠かせない作業だ。その際の手がかりとなるのが、手帳。ハイブリッドコンサルティング代表取締役CEOの吉山勇樹氏は15~30分刻みでスケジュール管理できる手帳を勧める。

「30分以内というコンパクトな時間でできる仕事が多いにもかかわらず、大雑把に記入するタイプの手帳だと、どうしても管理が甘くなりがちです。時間の価値を可視化するには細かい時間軸で区切ってある手帳のほうがいい。そのほうが、すきま時間も発見しやすいです」

表のように、時間の使い方を◯と×できちんとチェックしていけば、すきま時間が浮かび上がってくる。それに気づかないと、仮に1日計15分のすきま時間があったら、15分×20日=300分で月に5時間以上をムダ遣いし続けることになってしまう。年間にすれば60時間の大損である。

「すきま時間が5分程度ということも多いので、5分でできることリストを用意しておくといいですよ。しばらく連絡をとっていない人にメールを送信したり、大事なお客さまにお礼のはがきを書いたり、案外、いろいろなことができます」(作家・写真家 有川真由美氏)

カーツメディアワークス代表取締役社長の村上崇氏は自分の「標準時間」を知っておくことがニッチな時間の有効利用につながると話す。

「企画書を書く時間、メールを返信する時間、会議に費やす時間を計ることで時間の見積もりの精度が高まります。実際にタイマーで計ってもいいですし、ネットやスマホにある高機能のタイマーアプリで計測してもいいでしょう。またついでに、非生産時間がどれくらいあるかを知ると、すきま時間発見のきっかけになります」

外出の際のアポの入れ方の見直しも改善効果が高い。

「数日にわたってバラバラにアポを入れると、毎日会う準備が必要になります。できるだけアポを集中させたほうが、効率が高いです」(有川氏)

相手が顧客の場合は先方の都合が優先だろうが、可能な限り、こちらから、「◯月▲日の午後早めの時間ではいかがでしょうか?」などと主導権を握る形でアポとりできると、「ひとまとめ」にすることができるのだ。

また、アポ先への移動で時間ロスを出さぬよう、行き慣れない場所や初訪問先の場合、「最寄り駅からは事前にグーグルマップのストリートビューを使って、先方までの動線が最短になるようシミュレーションする」(吉山氏)と時短につながるという。

ハイブリッドコンサルティング代表取締役CEO
吉山勇樹
年間200日を超える企業・団体での研修・講演を。2013年1月に『シゴトダイエットのススメ』を刊行。
 
作家・写真家
有川真由美
化粧品会社、塾講師など多くの職業経験を生かした「働き方」のアドバイスに定評。著書に『仕事ができて、なぜか運もいい人の習慣』など。
 
カーツメディアワークス代表取締役社長
村上 崇
クラウド系の情報収集・整理術に精通している。最新刊『ダンドリ上手になる技術』では便利なアプリも紹介。