会議の生産性を高める

会議の生産性を上げる方法として、会議のアジェンダを数日前に参加者に送っておくことが挙げられる。事前情報を持たずに会議に集まるのは非生産的だ。もちろん緊急会議が必要こともあるが、少なくとも定例会議にはアジェンダの準備が必須だ。

自分以外が会議の案件を知らなければ、自分のエゴは満たされるかもしれないが、会議の質は犠牲になる。アジェンダを作ってすべての議案をリスト化し、案件ごとの予定時間も明記しておこう。できる限り、予定時間どおりに議事を進行したい。予定終了時刻を超えて続く会議ほど腹立たしいものはない。

予定終了時刻が近づいてもまだ議案が残っている場合には、会議を延長するか、再招集をかけるか、次回に持ち越すかを決定しよう。時間が足りなくなったら、アジェンダを修正して、残り時間で緊急案件から片付けるようにしよう。

議案によって議事進行の担当を替えるのも妙案だ。担当者は、より会議に主体的に関わるようになるし、リーダーシップやファシリテーションのスキルを獲得する機会にもなる。参加者の主体性を高めるには、次の会議で発言して意思決定に貢献できるよう部下に準備させるのもよい方法だ。気づかなかった組織課題や今後のビジネスチャンスを指摘してくれるかもしれない。

会議は常に時間厳守で始めよう。開始時間を過ぎても誰かを待つようでは、貴重な時間と労働力が無駄になってしまう。必ず定時に開始すると周知されれば、参加者の時間に対する意識も高まるはずだ。それに、時間どおりに来た参加者たちに「私たちより、遅刻してくる人のほうが大事なのか？」と感じさせてはまずい。

アジェンダは、重要な順に議論するのが鉄則だ。些細な案件が冒頭に設定されているため、そこに時間を食われるダメな会議の経験はあるだろう。これでは重要案件を議論する時間は永遠に足りない。