何気なく送ったメールが、実は上司や取引先をイラッとさせているかもしれない。ビジネスメールの第一人者が、ちょっとしたNGポイントを解説する。

4割以上の人が不快なメールの被害者

私は、一般社団法人日本ビジネスメール協会の代表として、ビジネスメールの研修やコンサルティングを行っており、研修の回数は毎年100回以上に上ります。また、2007年から10年以上に渡り「ビジネスメール実態調査」を実施してきました。これは、仕事でメールを使っている人を対象に行っている、日本で唯一のビジネスメールに関する継続した調査です。

今回、『イラッとされないビジネスメール 正解 不正解』（サンクチュアリ出版）という監修書を出版するにあたり、「役職者たちはメールについてどう感じているのか？」を調べました。「ビジネスメール実態調査」の回答者から約1000社の役職者をピックアップし、再集計した結果、「過去1年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたことがある人がなんと4割以上もいたのです。

『イラッとされないビジネスメール 正解 不正解』平野友朗（著）サンクチュアリ出版刊
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しかも恐ろしいもので、およそ78％もの人がその不快感を指摘しないのです。メールは対面や電話と違い、相手の表情や声色を読み取ることができないコミュニケーション手段。すなわち、相手がイラっとしていることに気づかず、何度も同じ過ちを犯す恐れが実に高いのです。

あなたが何気なく送ったメールによって、人間関係がギクシャクしたり、取引を考え直されたりすることがあるかもしれません。それがメールの怖いところです。ここでは、メールで相手に不快感を抱かせてしまいがちなNGポイントを、いくつか見ていきましょう。

 

「目立ちすぎる件名」はNG

メールを受信した際、最初に見るのが件名です。メールの優先順位を件名で判断するという人もいます。ですから、わかりやすくて目立つ件名をつけたいものです。

ただし、目立つ件名であることは大切ですが、目立とうとしすぎるのは問題です。たとえば、件名の冒頭に記号をつける人がいますが、やりすぎるとおかしなことになります。

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たしかに、これらのメールは受信箱の中で目立つでしょう。しかし、メールマガジンやただの営業メールと誤解され、読まずに削除される恐れがあります。特に「★」や「♪」など、ビジネスの現場にはふさわしくない記号なら、なおさらでしょう。

もしも記号を使うなら、「【　】」「（　）」「＜　＞」などの記号を、特に重要な連絡の際だけ使ってみてください。たとえば、返信のない相手に同じ用件を再送する場合や、請求書を依頼するようなケースです。

【再送】提案書のご確認のお願い

＜確認＞6月12日（月）ご訪問時間について

（ご請求書発行依頼）6月納品分

目立つことと、悪目立ちすることの違いを押さえて、件名にうまく記号を使ってみてください。