壱番屋創業者秘書をはじめ、30年以上に渡りその道を究め、日本秘書協会の「ベストセクレタリー」にも選ばれた“プロ秘書”中村由美さんから、すべてのビジネスパーソンに通じる“秘書の素養”を教わります。
まずは上司の思考回路を知る
プロの秘書は、上司と「阿吽（あうん）の呼吸」で仕事をします。上司にとって心地の良い距離感で仕事をする。指示を受けなくても、先回りして仕事をする。だから上司に頼られ、意見を求められるのです。プロの秘書は、自分と同じように「かわいがられる」新人を育てます。
「かわいがられる」とは、つまり信頼されている、上司が心を許せるという意味です。「自分のことをよく理解してくれている」と思えばこそ、意見を求められたり、重要な仕事を任せてもらえたりするのです。まずは、上司をよく知ることが肝心。思考回路に合わせた動きをするためにも、コミュニケーションをしっかりとるようアドバイスしましょう。
そして、新人であれば特に、「申し訳ございません」が言えることも大切です。あってはならないことですが、新人時代はミスを犯しがちです。そんなときに「なんとか取り繕おう」とするのではなく、素直に謝り、すぐに事態の収拾に取りかかれること。ミス自体はマイナスですが、その後の働きで、信頼を回復できることもあるのです。
イエスマンにならず、進言するコツとは？
少し意外かもしれませんが、「上司のイエスマンにならないこと」「媚びへつらわないこと」もポイントです。「かわいがられたい」と思うと、つい上司の気分を良くすることばかりを考えて、ヨイショしたり、すべてを「いいですね！」と肯定したりしがちです。しかし、それは一瞬上司の機嫌が良くなるだけのこと。本当に上司のためを思うなら、耳の痛い意見も言うことができる秘書でなくてはなりません。
私も以前、カレーハウスCoCo壱番屋（株式会社壱番屋）の創業者である宗次から「客観的に見ておかしいことがあれば、それを伝えるのもあなたの仕事だ」と言われたことがあります。できる上司ほど、自分と違う意見を大切にするものなのです。
ただし、ここで間違えてはいけないのは、「イエスマンにならない」ことと「上司に反対意見を突きつける」ことはまったく違うということです。「それは間違っています！」と声高に主張しても、上司の反発をまねくだけで、発言の真意を心に響かせることはできません。「こういったやり方もあるようですが……」「実はこんな情報を得たのですが、参考までに……」と、押し付けがましくならないよう気をつけながら提案してこそ、上司も素直に耳を傾けてくれるのです。控えめな言い方では、なかなか通じないと感じるかもしれませんが、それなら何度でも表現を変え、伝えるタイミングを変えて、「手を変え品を変え」提案を続けることです。上司にぴったりとはまる方法が見つかれば、そこから先はグッと意見が届きやすくなるでしょう。
「なかなか自分の意見が聞き入れてもらえない」という新人には、まずは根気強くアプローチすることの大切さを説いてください。そして、上司に「かわいがられている」、よく会話をしている人を観察し、その話し方を真似させてもいいでしょう。上司にかわいがられるためのヒントは、やはり上司とのコミュニケーションの中にあるのです。
プロ秘書からのメッセージ
上司に「媚びへつらわないこと」もポイント
コンサルタント会社の社長秘書を経た後、株式会社壱番屋に入社。創業者・宗次徳二氏をはじめ、3代の社長に仕える。日本秘書協会（元）理事、ベスト・セクレタリー、秘書技能指導者認定、サービス接遇指導者認定。カレーハウスCoCo壱番屋創業者（宗次夫妻）秘書。著書に『日本一のプロ秘書はなぜ「この気遣い」を大事にするのか』（プレジデント社刊）（http://presidentstore.jp/books/products/detail.php?product_id=1730）などがある。
