秘書の本質とは、上司が働きやすい環境をつくること。「言われる前に動く」「細かく説明されなくても意を汲み取る」……、求められる素養は、すべてのビジネスパーソンに通じるものです。
壱番屋創業者秘書をはじめ、30年以上に渡りその道を究め、日本秘書協会の「ベストセクレタリー」にも選ばれた中村由美さん。著書『日本一のプロ秘書はなぜ「この気遣い」を大事にするのか』からの抜粋を、ちょい読み版としてご紹介します。誰からも求められる気遣いと仕事術を、プロフェッショナルより学びましょう！
「どうしても無理！」な上司、さてどうする？
秘書という職は、特別な仕事ではありません。なぜなら、「秘書」という名前がついていないだけで、上司のサポートをしている人はたくさんいるからです。しかし、秘書は、第三者から秘書としての「適性がある」と見込まれないと、就けない職でもあります。その適性のひとつとして挙げられるのが、「どんな上司にも仕えられる」という点です。
秘書は、自分が仕える上司を選ぶことができません。これは、誰でも上司を選べないのと同じことです。とはいえ、人間であれば、「どうしても合わない」と感じる人がいるものです。たとえば、自分より立場が下の人間に対しては居丈高な態度をとったり、命令口調で話したり、気分次第で叱りつけたり。こちらが良かれと思ってしたことも、少しでも自分の意に沿わないと「余計なことをするな」と機嫌を悪くしたり……。これは、誰にとっても付き合いづらい人だと言えるでしょう。そうでなくても、「神経質すぎる」「大雑把すぎる」「マイペースすぎる」など、自分の性格とあまりにかけ離れていると、仕事を進めるうえでの気苦労も多く、付き合いづらいと感じるものです。
上司の言動を「情報」としてインプット！
そんなときは、まずは「合わないな」という事実をそのまま受け止めて、上司との不調和に一喜一憂しないことが大切です。感情的になって、嘆いてみても溝は広がるばかりです。合わない相手に対しては、「そういう考え方もある」とすべてを受け入れて、対策を立てていきましょう。相手の言動や態度をすべて「情報」としてインプットして、次に同じことが起きたときに上手く対応できるようにしていくのです。
たとえば、何かをして意に沿わず、気分を害した場合は、「これはこだわりがある部分なのだな」「こういう考え方をするタイプなのだ」「機嫌が悪いタイミングだったのかもしれない」などなど。上司の言動すべてが自分にとって有益な情報だと思えば、「また叱られた！」「否定された」と腹を立てずに、感情をコントロールすることができます。そして、情報が蓄積されていけば、自然と上司にとって心地の良い間合いで動くことができるようになるでしょう。
これは私が経験から感じたことですが、最初「合わないな」と感じるくらいタイプの違う上司のほうが、仕事においてはプラスになることが多いようです。合わないということは、性格や考え方、仕事の進め方が違うということ。言ってみれば、得意分野が違うとも考えられます。「合わないな」と感じつつもお互いの違いを理解して仕事が進められるようになれば、欠点を補い合えるでしょう。また、時には上司への提案役になるのも秘書の役目。タイプが違えば、「そのまま進めても大丈夫？」「本当にこの方法でいいのかしら」という疑問が自然にわいてくるので、上司に確認しながら気づかせることもできるでしょう。
気の合わない相手の行動も、情報としてインプットしていく思考回路をつくること。それができれば、不要な怒りや不満を心に溜めこむことなく、お互いの能力を最大限生かせる仕事上のよきパートナーになれるかもしれません。
プロ秘書からのメッセージ
「合わないな」と感じる上司のほうが、仕事においてはプラス
コンサルタント会社の社長秘書を経た後、株式会社壱番屋に入社。創業者・宗次徳二氏をはじめ、3代の社長に仕える。日本秘書協会（元）理事、ベスト・セクレタリー、秘書技能指導者認定、サービス接遇指導者認定。カレーハウスCoCo壱番屋創業者（宗次夫妻）秘書。著書に『日本一のプロ秘書はなぜ「この気遣い」を大事にするのか』（プレジデント社刊）（http://presidentstore.jp/books/products/detail.php?product_id=1730）などがある。
