※本稿は、江村出『仕事を上手に圧縮する方法 仕事時間を1／5にして圧倒的な成果を上げたITコンサル流 仕事の基本』（日経BP）の一部を再編集したものです。
70点や80点のアウトプットは必要ない
みなさんは普段、「仕事のデキ」について、100点満点のうち、どれくらいを目指していますか？ 多くの方は、学校のテストと同じ70点や80点を合格ラインと考え、7～8割できあがった状態で1回レビューを受けて、完成させようとしているのではないでしょうか？
多くのビジネス書では「100点でなく80点でよい」「70点でも十分」などと紹介されていますが、実はこの発想をしている限り、仕事のスピードは上がりません。
この考えが通用するのは、「答えがある程度決まっていること」に対応する場合です。しかし、みなさんの日々の仕事では、答えの決まっていない課題に立ち向かわなければならないことも多いでしょう。
そうした「何度もレビューを繰り返すことが想定されるケース」では、初回のレビューから70点や80点のアウトプットを期待されるということはありません。
まずは半分以下の点数で構いません。初回であれば40点でもよいので、とにかくスピード重視でレビューに持っていくべきです。
この話を、レビュワーの立場から考えてみると、なぜ40点でもスピード重視がいいのかが見えてきます。
レビュワーとしては、複数回のレビューが想定される答えの決まっていない課題について、いきなり完璧に近いものが出されるとは思っていないはずです。となれば、まず不安になるのは、「どんなアウトプットが出てくるのかの想像すらできないこと」ではないでしょうか。まったく方向性が違っていたら、イチから軌道修正をしなければなりません。
指示を出した側としては「凝らなくていいので、まずは早く出してほしい」「流れをいったんつくってみてほしい」と考えるものです。初回のレビューでほしいのは、一緒に検討するための土台なのです。
上司は「チームで成果を出すこと」を考えている
もうひとつ、40点でも早く出したほうがいい理由があります。
それは、上司がほとんどのケースで、「チームとして成果を上げるために動いている」ということです。
任された側からすると、「依頼されたからには、自分でやりきろう」と意気込みたくもなりますが、しかしそもそもその依頼が、あなた一人で完璧に仕上げてもらうことを期待してのものとは限りません。他のメンバーの知恵や、様々な視点や角度から見た意見も取り入れた「よりよいアウトプット」こそが、上司の最大の期待なのです。
ですから、あなたが詳しく知らない分野は周りにサポートしてもらおうと割り切って、あまり肩肘を張らずにドラフトの案をつくりましょう。
「この理論武装のために情報が必要です」
「具体例がほしいので経験者の知恵を借りたいです」
と頼りたいポイントを明確に示すことができれば、快くチームのメンバーの手を借りることができるでしょう。チーム全体で高得点をとるためにも、やはりスピード重視が鉄則です。
かけた時間と成果は比例しない
では、40点の成果を出すためには、どれくらいの時間が必要になるでしょうか？
私の経験からいえば、どれだけ複雑で難しいタスクであっても「1時間」を目安にすることをおすすめします。たとえ粗くても、1時間後くらいに、
「ちょっとストーリーを考えてみたので確認させてください」
と相談しにいったり、翌日には、
「昨日の話の案を少し考えたのでお時間ください」
とアクションできれば、テンポよく物事が前に進みます。
反対に、普段から受けた指示に対して、
「ひとまず考えるのに2、3日ください」
「今週いっぱいで検討します」
などと返答しているのであれば、かなりの時間を無駄にしている可能性があるので要注意です。
なぜ「1時間」が目安になるかというと、1人で考える限り、かけた時間と成果は比例しないからです。これは感覚的なものですが、1時間で40点の成果になるタスクは1日かけても55点、1週間かけても60点くらいにしかならないでしょう。
時間をかけても上がる点数はごくわずかであり、タイパ（かけた時間に対して得られる成果）が悪すぎます。5分で考えつかないものは、たくさん時間をかけてもあまり変わらないのです。
なお、ハイスピードで提出すれば、40点の出来だからといって評価が下がることはありません。アドバイスを受けて短期間で40点から80点に引き上げることこそが、評価の対象となるはずです。
「ラフスケッチ」で大幅な時間圧縮
最初のレビューは40点でいいとお伝えしましたが、課題が難しければ、短時間で40点を取ることも、そう易しいことではありません。そこでここでは、ITコンサルが難しいタスクをタイトな納期でこなしていくために用いている仕事の進め方を紹介します。
その手法とは、「ラフスケッチ（骨子）」です。ラフスケッチとは、相手と認識合わせをすることだけを目的とした、アイディアの箇条書きや簡単な図のことです。
考え方と話の流れの認識を合わせられればいいため、一見雑にも感じられるかもしれませんが、まったく問題ありません。
キレイにつくるのは、その認識合わせができてからで十分です。ラフスケッチをつくってあとは書くだけの状態にしておけば、つくり込んでから手戻りすることがなくなります。大幅な時間圧縮を可能とする有効な手段といえるでしょう。
ラフスケッチのつくり方
ここからは、顧客から「直近の取り組みを示してほしい」と依頼されたとして、私のチームでよく使っているラフスケッチのつくり方を紹介します。
①大枠をつくる
まずは大枠の構成をつくることから始めます。
直近の取り組みを語るために必要なのは、前後の取り組みに注目して全体感を見せることです。そこで、「これまでの取り組み」「直近の取り組み」「今後の取り組み」「目的」の4つの箱を用意し、矢印▼を使って関連性を示す図をつくりましょう。
②過去を書く
「これまでの取り組み」の箱の中では文章を淡々と書くのではなく、図でわかるように示すことが望ましいです。例えば「A～C社のX～Zの合計9つのタスクを完了させること」がゴールだとして、すでに5つが完了しているのであればマトリクスの対象に○をつけていきます。
③将来を書く
次に「今後の取り組み」を書いていきます（メインとなる「直近の取り組み」はまだ書きません）。全体のスケジュールの中で、後続のどのタスクに影響のある作業かを明らかにします。マイルストン（中間ゴール）に注目すると、これから進めるタスクの位置づけや意義をしっかり示すことができます。
④目的を書く
次に「目的」を記載します。全体の活動がどこを目指すものなのかはすでに明確であるケースがほとんどかと思いますが、万が一ここがブレてしまうと大きな手戻りになります。少しくどいと思われるかもしれませんが、ことあるごとに目的を記載して意識を合わせておくといいでしょう。
⑤直近の進め方を書く
続いてメインの「直近の取り組み」の中身を書いていきます。取り組みは3ステップで示すことが望ましいでしょう。3つにすると作業同士のつながりが見えて流れをつかみやすくなるからです。そして、「いつ」「誰が」「何をやるか」と「アウトプット」も明記していきます。
⑥工夫ポイントを盛り込む
最後にもう一歩だけ踏み込んでみましょう。「直近の取り組み」にはタスクを書くだけに留まらず、あなたなりの工夫ポイントを1つ添えて書いておきます。
作業時間は1時間くらいまで
例えば「進める上でのリスク」を炙り出して、その対策をセットで明記しておけば、相手は「安心して進められる」と感じられるでしょう。
これで、全体をしっかりおさえ、さらにあなたの思いも乗せた「直近の取り組み方」のラフスケッチが完成しました。ここまでの作業を1時間くらいで集中してつくりきることを目指してみてください。体裁にこだわらなければ案外サクサクとつくれるのではないでしょうか？
このように書くネタの整理と認識合わせができれば、あとは成形するだけです。
なお、ラフスケッチの目的の1つとして、「間違いに早く気づく」ということも含まれますので、ここでの間違いは気にする必要はありません。軌道修正に必須のものとして気にせずに進めましょう。みなさんもラフスケッチを活用し、スピード重視で仕事をガンガン進めていってください。
