休暇がバラバラになると周囲への配慮は一層必要
夏休みシーズン真っ盛り。少し前までは、夏の長期休暇と言えばお盆前後を含めて1週間程度が通例でしたが、昨今では、ライフスタイルや顧客ニーズの多様化に伴い、夏に一斉休業するのではなく、社員が交代で夏休みを取り、業務が滞ることのないようにしている企業も増えています。
また、長期休暇を利用して帰省や旅行を楽しむ人もいる一方で、部署やプロジェクトによっては仕事の都合で夏に長期休暇を取ることができない人もいます。みんなが一斉に長期休暇を取るのであれば特に気を遣う必要はありませんが、バラバラに長期休暇を取る場合、決して悪気がなくても周囲への配慮が足りないと人間関係がギクシャクしてしまうこともあります。
そこで、今回は夏休みなどの長期休暇を取るときに起こりがちな周りとの摩擦を回避するために気をつけたいことについて考えてみましょう。
休暇に入る前にあいさつは不要？
一般的に、みんな一斉に休みを取る場合であれば、社内でのあいさつは特に必要ありません。しかし、バラバラに取得する場合、自分が休暇に入る前日には、「明日から○日までお休みいただきます。何かとご迷惑をお掛けいたしますがよろしくお願いいたします」と社内の関連する方へあいさつをしておくといいでしょう。「あれ、○○さん何でいないの？」となって、後から人伝えに知るよりは、事前に直接あいさつをされた方が、気分がいいものです。心に留めて、快くフォローしてくれるでしょう。
リモートワークの場合のあいさつは一斉送信で構いませんが、普段大量のメールをさばいている相手宛てだと、わざわざ自分の休暇日程だけを伝えるメールを送るのは迷惑かな、と思うこともあります。その場合、メールの署名部分に「○○から○○まで夏季休暇の予定です」と入れておいてもいいでしょう。
また、お客様、取引先などには「夏季休暇のため○月○日から○月○日まで不在にします。不在の間の連絡先は○○（代わりの担当者）までお願いいたします」と休暇を取ることを事前に案内しておくとよいでしょう。万が一のトラブル対策にもなりますし、不在中の電話応対の負担も減ります。
長期休暇前には必ず仕事の引き継ぎでトラブル防止を
長期の休み前には、切りがいいところまで自分の業務は終わらせ、必要なら引き継ぎをしておきましょう。仕事をお願いする場合は休み中に職場のメンバーが困ることのないように配慮するのも重要な心構えです。
IT企業勤務のエンジニア職でチームリーダーのNさんは、夏休みを取って北海道に旅行に出かけたところ、担当していたお客様先でトラブルが発生してしまいました。
ある程度、メンバーに引き継ぎをしておいたつもりでしたが、詳しいことまで伝えきれておらず、結局、不在中にチームメンバーに迷惑をかけてしまったばかりでなく、当然ながら自分も電話やメールでのトラブル対応に追われ、全く休んだ気にならなかったということです。
このような事態を未然に防ぐためのリスクマネジメントという意味でも引き継ぎはぬかりなく。仕事の状況や進行中の仕事、問い合わせ先など必要な内容をきちんと説明をしておきましょう。
仕事が忙しい中、無理を承知で会社を休むには
長期休暇を申請するときは仕事のスケジュールを見て繁忙期を避け、先輩と重なっていないかなど、周りに迷惑をかけないように予定を組むのは基本です。
しかし、どうしても親の介護や子どもの学校の予定といった家族の都合などで忙しい時期に休みを取りたいこともあるかもしれません。そんな時こそ、普段の、あなたと職場の人とのコミュニケーションがものをいいます。
コミュニケーションには返報性の法則というものがあります。返報性の法則とは相手から受けた好意に対して、「お返しをしたい」と感じる心理のことです。休暇も同じ。普段からメンバーが休んだ時に、自ら進んで仕事のフォローをする、急な休みでも嫌味を言わないなど、普段のあなたの態度次第で、あなたがお願いしたい時に、「いつもフォローしてもらって助かっているから、今度は私がフォローしますよ」と好意的に休暇に送り出してくれるはずです。
休み明けの出勤で気をつけること
休み取得は決まりごととは言え、休んだことで周囲の人が仕事をカバーするなど多少なりとも負担がかかっています。休暇明けにはその間に勤務されていた方々へ「おかげさまでゆっくりと休むことができました」というごあいさつは忘れずに。
特に上司へは、休暇を終えて無事に出社したことの報告を兼ねて、「おはようございます。今日からまたよろしくお願いします」と朝一であいさつをしましょう。
特に、まだ夏休みを取っていない人には、先に休みを取らせてもらったことに対するお礼を伝え、「ありがとうございました。何か変わりはありませんでしたか？ サポートに入っていただき忙しくありませんでしたか？」と尋ねてみましょう。
休暇明けに出社した際のこうしたちょっとした心遣いが、その後のコミュニケーションを円滑にします。
これは、有給休暇を取るときでも同様です。有給休暇取得は正当な権利とはいえ、少なからず休暇中は、仕事をカバーしてくれています。もし逆の立場で同僚が休暇明けで出勤してきた際、何事もなかったような顔をされたら決して良い気はしないと思います。
特に、最近は少数先鋭の組織体制でギリギリの人数で業務を回している職場も増えていて、一人抜けるだけでもけっこう負担がかかることになります。長期休暇で周囲に仕事をフォローしてもらった場合には、必ずお礼を伝えて良い職場環境をつくりたいですね。
休暇明けの会話で気をつけるべきこと
休暇明けに出社をした時に気になることとして、職場で、どの程度、休暇中のプライベートな話題について触れたらいいのか……という声を耳にします。そこで、2つのパターンについて考えてみましょう。
・まだ夏休暇を取っていない人から「楽しかった？」と聞かれた場合
休暇明けに出社をして「楽しかった？」と聞かれた場合、「いやあ、海が透明で料理もおいしくて！」といきなりテンション高く話し始めるのはNGです。
「楽しかった？」は、あいさつ代わりのつもり、という場合もあります。相手によっては、長期休暇をとれなかったり、旅行を控える事情があったりすると、悪気はなくても嫌味に聞こえてしまうかもしれません。
そこで、まずは、「はい、おかげさまでいい夏休みでした。ありがとうございます」と答えてから「○○さんは、夏休みはいつですか？」と尋ねてみましょう。夏休みの話題に興味がありそうなら話を膨らませる、単なるあいさつモードなら手短に切り上げるなど、相手の様子に合わせると失敗しません。
まずは抽象度の高い質問で
・タイプ別会話の攻略法
休暇中の話題など、あまりプライベートなことを話したがらない人もいます。その反面、夏の思い出話をしたくて、うずうずしているタイプもいます。そこで、まずは、相手のタイプを見極める質問から入るといいでしょう。
はじめに「ゆっくり休めましたか？」「お休みはいかがでしたか？」と抽象度の高い質問をしてみます。この質問の仕方は「ああ、ええ、まあ」など曖昧な返事をしやすいので、あまり話したくない場合の逃げ道を作っておいてあげるのです。
「ええ、まあ」など曖昧な返事なら、「そうですか、では今日からよろしくお願いします」と切り上げればいいですし、「温泉に行ってきましてね……」と喜々として話し始めたら「どちらの温泉ですか？」などと会話を盛り上げましょう。
一方、避けたいのは、いきなり、「夏休みはどこに行ったんですか」と具体的に訊ねること。この質問の仕方だと、プライベートに関してあれこれ詮索されたくないタイプの人にとっては、ぶしつけな印象を与える場合があります。子どもの受験、親の介護、出費を抑えたい事情、体調の問題などプライベートに関してはさまざまな事情がありますので、話したいか、そうでないかを確認してから会話を続けるのがコツです。
実は、同じ場所に行ったことがあるという共通点は、一気に心理的な距離が縮まるので、夏休みの旅行は絶好の雑談ネタでもあるのです。普段から関係をもう少し縮めたいと感じている上司や部下が休暇の話題に興味がありそうなら、「あ、そこ数年前に行ったことあります。今はどうなっているのかな」など、会話を楽しみつつ良好な関係づくりに活用しましょう。
お土産は買う派？ 買わない派？
ところで、長期休暇の際に、職場へのお土産を買うか買わないかは、意見が分かれるもののひとつではないでしょうか。もちろん、どちらにしても個人の自由ですし、職場の風習でやらない場合はなくても良いです。
もし、どちらでも構わないという場合には、長期間の休みを取って旅行をしたときに勤務を交代してもらったり、忙しい時期に休んだりしたときなどには、職場のみんなで分けられるちょっとしたお菓子などを買ってみてはいかがでしょうか。
「お休みありがとうございました。よろしければお召し上がりください。」と付箋に一言添えてもいいですね。「この人は気遣いのできる人」と職場内での自分の評価もアップするかもしれません。
それに、お土産があると、「○○はどうだった？ 楽しかった？」と話題を振りやすく良いコミュニケーションツールになります。雑談が苦手な方は特に、話題のきっかけづくりにおすすめです。職場だけでなく、お取引先やお客様に持っていっても、ご当地のお菓子などは喜ばれますし話題づくりになります。決して高価なモノではなくても、ちょっとした心遣いをかたちにしてみましょう。
仕事といえども、結局は人と人との付き合いです。休暇届を出していればあいさつなど不要という声もありますが、信頼関係はこうした毎日の心遣いを表す小さな言葉のやりとりで育まれます。夏休みを取るのに気兼ねをしてしまうような職場より、お互い気兼ねなく休める職場のほうが、どう考えても働きやすい環境です。お互いに配慮を示す言葉をかけ合って良い職場環境をつくり、楽しい休暇にしましょう。
