会議で1日が終わる人は成長しない議論がグルグル堂々巡り｢会議の山手線現象｣を一発で解消するGAFA部長の"鋭い視点"

※本稿は、寺澤 伸洋『40歳でGAFAの部長に転職した僕が20代で学んだ思考法』（KADOKAWA）の一部を抜粋したものです。

会議で1日が終わる毎日

僕「ひーっ！　会議で一日が終わっちゃうー！」

Nさん「大変そうだねえ。次は何の会議なの？」

僕「物流関連の週次定例会議ですねー」

Nさん「おお、あれか。今日の会議では、何をするんだっけ？」

僕「前回の会議で方向性と作業内容決めたんで、今回は作業の進捗を報告してもらいます」

Nさん「ふーん。週次で設定された会議だからって、絶対開催しないといけないわけじゃないのに、もったいない時間の使い方をするねえ。じゃあ、僕は必要なさそうだから欠席するね。あとで、まとめて5分で教えて」

僕「えええええ」

会議がもつ2つの側面

Nさん「いいかい？　会議っていうのは、何かを決める場所なんだよ。決めたあとの作業の進捗を確認するためだけにみんなを集めて拘束することに、どれだけの意味があるんだろう？　それこそメールでいいんだよ」

僕「言われてみれば、確かにそうですね……」

Nさん「会議っていうのは、『決定』と『報告』の2つの側面を持つものなんだよ。

僕たち経営企画が関わるべきなのは『決定』のほうで、全社的・部門横断的な視点から一番いい方向に着地させなければいけない。

でも、いったん決まったことなら、まずはその部門の人たちに任せてみて、そこでまたうまくいかないことが出てきた場合に、別の方法を決定するために僕たちがまた関わればいいんだよ。そうじゃないと、時間がいくらあっても足りないよ」

僕「なるほど、めっちゃよくわかります。じゃあ、今から会議でその旨を伝えて、運営方法を変えてみます！」

決定するために誰を呼ぶべきか

とある会議中のこと。

Nさん「この数字がこの値よりも大きいなら1案で、小さいなら2案で進めるということで決定しましょうか。

この数字はサービス部門のデータですけど、Iさん、この数字ってどのくらいですか」

Iさん「うーん、細かい数字は担当のUくんに聞かないと。今はわからないなあ」

僕「じゃあ、これは次回の会議までの宿題ということで、来週決めましょう。Iさん、ご準備のほどお願いします」

Nさん「いや、ちょっと待って。今、Uさんに電話するから。……あ、Uさん？　今からこの会議室、来れる？　え、会議中？　いいから、10分だけ来てよ。……よろしく〜。今からUさん来るから」

ガチャ（ドアの開く音）

Uさん「Nさん、強引ですね〜。何の要件ですか」

Nさん「これこれ。こういう案を作って、最後2つのどちらかを選択するためにサービス部門のこの数字が必要なんだけど、Uさん、わかる？」

Uさん「わかりますよ。××です」

Nさん「了解！　じゃあ、案1でいこう！　Uさん、もうOKよ。ありがとね〜」

プロジェクトの進み具合は会議の終わり方で決まる

会議終了後……

僕「いやー、あそこでいきなり、ほかの会議中のUさんに電話して連れてくるなんて、強引ですねー」

Nさん「寺澤くん、多少強引に見えるかもしれないけど、10分で終わることを宿題にして、1週間も引き延ばすことをよしとしちゃいけないよ。

僕たちの仕事は会議をお作法どおりにきれいに行うことじゃなくて、プロジェクトをなるべくいい形で終わらせることなんだから。

今この時点で案1だと決まっているのと、来週の会議ではじめて案1になると決まるのとでは、大きな差が生じるよね。この1週間で、『案1をどう進めるか』という深掘りもできるじゃない」

僕「おっしゃるとおりです......」

Nさん「だよね。そのためにも、今後会議を設定するときは、ちゃんと決定をできる人、決定をするための情報を持っている人を事前にきちんと考えて呼んでおくことだね」

僕「ほんとそうですね！　次から気をつけます！」

「山手線に乗っている」と感じたら降りよう

僕「さっきの会議は、まったく議論が前に進まなかったですねー。結局、何度も同じところで止まっちゃってましたね」

Nさん「うん、山手線で同じ景色を3回見たら、『あっ、グルグル回っていて先に進んでない』と感じて電車を降りなさい、ってやつだね。

会議でまったく同じ議論を3回したら、今の段階でそれ以上その議論をするのは時間の無駄だよ」

僕「そんなときはどうするんですか。そこで会議をやめちゃっても、何も進まないですし」

Nさん「議論がグルグルするときは大抵、議論が問題解決に向かってなくて、みんなで『だから、ここで行き詰まっちゃいますよね』って言い合っているだけなんだよ」

僕「あー、わかりすぎます」

Nさん「その問題を解決しようと思ったら、『困った、困った』って言っているだけではダメ。『何に困っているのか』を明確にして、それは誰かに言えば解決するものなのか、それともしくみを変えないと解決しないのかを考えていくのが本筋なんだよ。

会議がそうならずに、グチやあきらめの言い合いになってしまっていたら、見方を変えていこうねっていうことだね」

僕「なるほど！　前向きな議論をしないとですね！」

会議の準備にきれいな資料はいらない

Nさん「次の会議、何だっけ?」

僕「在庫関連の会議です。プレゼン資料、印刷していきますね！」

Nさん「ああ、そういえば、いつも思ってたけど、なんで会議のための資料をパワーポイントできれいに作ってるの？」

僕「えーっと、資料があったほうがみんなの理解を合わせるためにいいかなって思ってますけど。……Nさんの考え方と違ってます？」

Nさん「いや、僕も資料があったほうがいいのはいいと思うよ。ただ、それがパワーポイントで時間をかけて作られた資料じゃないといけないの？　というところに疑問があるだけ」

僕「あー、それはそう言われればそうかもしれないですね。でも、そしたら何で作ったらいいんだろう。ワードとかですか？」

Nさん「いや、『そもそも会議のために、時間をかけてきれいな資料を作る時間が必要か』という話で、伝われば手書きでもいいんだよ。そんなことに時間を使うなら、もっと生産的な仕事に時間を使わないと。

たとえばさ、君が今パワーポイントを作るための元原稿にしてるA3の手書きの紙があるでしょ？　それをそのままコピーして配ったら何か問題ある？　会議が始まったあとに、ホワイトボードで要点を説明しながら箇条書きしていったら何か問題ある？」

僕「確かに問題かっていうと、まったく問題じゃないですね。全部じゃないにしても、それでカバーできる部分は結構ありますね。

これからはちょっと会議の資料作成にかける労力を削減してみますね！　そのかわり、ホワイトボードでの説得力を上げていかないとですね！」