コロナ禍で一気に広まったテレワーク。しかしテレワーク期間が長期化するにつれ、「コミュニケーション相手の表情が見えない」「同僚や他部門とのコミュニケーションが大きく減った」といった要因による、従業員のメンタル不調やモチベーション低下が問題になっている。この課題解決のため、日立ソリューションズ・クリエイトでは「仮想オフィス導入によるハイブリッドワーク推進」を提唱する。同社では仮想オフィスによるハイブリッドワーク導入により、従業員の孤独感が解消され、QOL（生活の質）が28％向上、オフィス費用は3分の1に低減されたという。

テレワークで見えてきたリアルオフィスのメリット、デメリット

リアルのオフィスにおけるコミュニケーションには業務上の命令系統に基づく「縦」コミュニケーション以外にも、同僚や先輩・後輩間の雑談に近い「横」のコミュニケーションが存在し、それが「一緒にいるという安心感」「一体感に起因する帰属意識」を醸成し、さらには「知の共有」「社内の人的ネットワークの形成」といった目に見えない効果をもたらしている。

こうした非業務的なコミュニケーションが失われると、従業員の孤独感が高まり、心理的安全性も確保できなくなるが、多くの経営者はその事実に気づいていないのが実情だ。

テレワーク用の連絡ツールとしてはMicrosoft Teams、Slack、Zoomなど多くのアプリケーションが存在するが、それらは基本的に命令系統に沿った「縦」のコミュニケーションツールであり、安心感や帰属意識を高める機能はない。

この課題を解決するために日立ソリューションズ・クリエイトが開発したのが「仮想オフィスサービス」である。

テレワークと直接出勤のいいとこ取り「ハイブリッドワーク」

この仮想オフィスの最大の利点は、オンライン上でも「安心感」が得られることだ。導入により、従業員の実に82％が「孤独感が減った」と回答している。

もともと仮想オフィスには「従業員のエンゲージメントの向上」「孤独感の払拭」「物理的オフィスの縮小によるコストカット」といったメリットがある。日立ソリューションズ・クリエイトの仮想オフィスはそれに加え、「チーム作業をサポートする」「仲間の様子を見える化する」「組織の見守り機能」「大規模ユーザー対応」等の独自のメリットを提供している。

低スペックのPCにも対応し、かつオフィスの一覧性を確保するため、メインとなっているのは2Dマップだ。1フロアに200名まで収容でき、従業員が1000人を超える大規模ユーザーにも余裕で対応する。

フロアマップは10種類のテンプレートから自由に選択が可能なため、例えば部署ごとにフロアマップを設置することで、離れて働く同じ部署の従業員が仮想空間上に集まることができる。また、チームボード機能でも同僚や上司の出勤状況が一覧で「見える化」される。誰かにコンタクトしたい場合、検索機能を使って簡単にメンバーの所在を見つけられるし、Office365と連動して事前に相手のステータスやスケジュールを確認できる。

チーム専用チャットやチーム掲示板、それを盛り上げるための「執しつじぃ」と命名された話題提供機能などのさまざまな仕組みにより、リアルオフィスと同等のコミュニケーション活性化を実現。仮想オフィスからリアルオフィスの座席を予約できる連携機能や、非同期で雑談できるSNSに近い機能も備えている。

チームボードのイメージ図

コロナ禍の終焉しゅうえんで100％出社に戻す予定の企業も少なくないと思われるが、従業員の89％が「新型コロナ後も在宅勤務を含めた柔軟な勤務体系」を望んでいるというデータもある。どのような働き方が従業員から求められているのか、経営層は今一度熟考する必要がありそうだ。

現在、仮想オフィスの必要性とその機能、効果について紹介するホワイトペーパー『ハイブリッドワークにおけるコミュニケーション課題を解決　仮想オフィスがもたらすコミュニケーションの価値』が期間限定でダウンロード可能となっている。ご興味がおありの方はぜひ一読いただきたい。

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