新しい環境では、やりとりが遠慮がち

4月は、異動や転職などで新しい環境に変わる時期。自分が新人という方もいれば、新人を受け入れる立場の方も多いでしょう。こうした状況でありがちなのが、「ちょっといいですか？　お尋ねしたいことがあるのですが……」「2、3分いいかな？　ちょっと聞きたいことがあって」といった遠慮がちに質問するコミュニケーション。お互いに気を使いながら、じんわりと本題に入っていくパターンです。

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そもそも「話す」という行為には、必ず目的があります。それは（1）情報伝達、（2）行動変容、（3）説得、の3つ。（1）情報伝達は、何か情報を知らせる、報告するといった、いわゆる“ホウレンソウ”です。（2）行動変容は、相手の気持ちを変えるために話します。お客さまに商品を説明して、購入予定ではなかった人に買ってもらうなど、当初の考えを変えることが目的です。（3）説得は、絶対にこの企画は通さないと思っている人と話して、論理的に相手の納得を得ながら企画を通すといったことです。

質問するときは、まずは目的を明確に

新しい環境で質問するときの多くは、（1）の情報伝達の依頼になります。しかし、このときの話し方で重要なのは、その情報が何のために必要なのか、どうしてそれを聞きたいのか、という“目的”を明確にすることです。たとえば企画書の書き方を質問したいとき。「この欄は、これでよいでしょうか」と内容の枝葉だけを聞くのはNGです。質問された相手は回答できるでしょうが、あなたが何をしたいのかがわかりません。ですから、まずは「次の会議で新しい企画を提案したいのです」と、幹に当たる目的を先に告げます。そのうえで「企画書の書き方を教えていただけませんか」と続けます。

つまり自分が今、何をしたいかを先に伝える。企画書の書き方うんぬんということは、最初には言いません。そうすると相手は「会議で提案するなら、その企画書を出すより、こっちのほうが早いよ」と目的を達成するためにベストな方法を教えてくれるかもしれません。