2016年2月2日(火)

全図解「トヨタ式デスク整理術」

PRESIDENT 2014年2月3日号

OJTソリューションズ エグゼクティブ・トレーナー 山本政治 構成=山田清機 撮影=的野弘路
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トヨタの強さを支える「トヨタ生産方式」。その根幹は「片づけ」にある。75年以上にわたり効率化を重ねた知恵は、オフィスでも実践可能だ。デスク、引き出し、メール・名刺、書類の整理法を伝授する。

トヨタ自動車の名誉会長、張富士夫さんは「トヨタ生産方式の根幹は、黄線を引くことにある」とよくおっしゃっていた。トヨタの工場は床に黄色で区画線が引いてあるが、実際、この線の引き方ひとつで工場の安全性、従業員の動線、作業の効率といったさまざまなことが決まってしまうのである。

これはトヨタの5S(整理、整頓、清掃、清潔、躾)の底流をなす考え方のひとつであり、工場だけでなく一般のオフィスにも応用可能である。

さて、整理とは「必要なものと不要なものを分けて、不要なものを処分すること」だが、整理が苦手な人は不要なものを処分すること、つまり捨てることができない場合が多い。

そこでトヨタでは、現場を整理する際、赤札作戦を展開している。現場にあるすべてのモノを以下の3つに分類し、それを記入した赤札を貼っていくのである。

・「使うもの」
・「使わないもの」
・「使えないもの」

重要なのは「使わないもの」と「使えないもの」の線引きだ。トヨタでは「使わないもの」は「いつか使うかもしれないもの」、「使えないもの」は「壊れているもの、古いもの」と定義している。こう定義することによって、「使わないもの」は保存するか、捨てるかを検討し、「使えないもの」は廃棄すればいいことが明確になる。モノが捨てられないのは、この線引きをしないからなのだ。

赤札作戦によって「使えないもの」を捨てたら、次に考えるべきはモノの配置だ。トヨタではモノの配置を考えるとき「動作経済」という概念を用いる。これは人の動き方によって生産性が変わるという考え方だ。たとえば、作業中にかがむ回数が多くなれば、生産性は大幅に落ちてしまう。

デスク周りのモノの配置は、動作経済を基本に考えれば自ずと定まる。キャビネットを背後に置いたり、右利きの人が、文房具を左側に置いたりすれば、振り向いたり腰をひねったりする動作が増え、時間のロスが大きくなる。モノを取るたびに1秒無駄にすると、年間では膨大な時間を無駄にすることになってしまうのである。

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