2015年3月31日(火)

1500人調査で判明! 「嫌われるメール」の中身

PRESIDENT 2014年3月31日号

平野友朗(アイ・コミュニケーション)=調査、コメント
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嫌われるメールには決定的な特徴があった! 仕事でメールはどのように利用され、ミスやトラブルが起こっているのか。メールコミュニケーションの実態を浮き彫りにする。
調査概要●アイ・コミュニケーションが発表した「ビジネスメール実態調査2013」より引用。調査期間は2013年5月20日から6月19日。仕事でメールを利用している人を対象に、パソコンサイト上のアンケートフォームによる選択回答式で実施。有効回答数は1529。

【全般編】7割が失敗する「添付ファイルの付け忘れ」

仕事上で周囲とコミュニケーションを取る手段として、メールが不動の地位を確立している。ソーシャルメディア時代を象徴する「facebook」や「LINE」の登場もあるが、ビジネスシーンでのメールの存在感は変わる(図1)。

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図1~6(全般編)

メールによる失敗は後を絶たない。過去1年間における失敗経験を尋ねたところ、半数が何らかの失敗を自覚している。失敗経験がないと回答している人も、自覚症状がないだけで失敗をしている可能性は否定できない。というのも、自分のメールが相手に不快感を与えていても、指摘されるとは限らないからだ。実際に指摘されたのはわずか1.8割にとどまる(図3)。

一方で、8割以上の人が相手のメールの失敗に気付いている(図5)。自分の失敗より相手の失敗のほうが目に留まりやすいことがわかる。見つけた失敗内容(図4)は、「添付ファイルの付け忘れ」など、送信者として経験した失敗内容(図2)とほぼ一致している。それだけに、メールを書き終えたらすぐに送信せず、受信者の立場からメールをチェックすればミスを減らすことができるだろう。

添付ファイルは付け忘れだけでなく、容量にも気を付けたい。添付してよいファイルのサイズは合計2MB以下を推奨する(図6)。容量の大きいファイルを送りたいときには、ファイルを圧縮するか、ファイル転送サービスを使うことをお勧めする。事前に受信者へファイルサイズと送信方法について確認を取っておくとより丁寧だ。

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