遅刻に加えてさらに迷惑、かけていませんか？
打ち合わせや会議に遅れる際、連絡を入れるのは至極当然のこと。もちろん、遅刻をしないというのがまずは大前提なのですが、それでも先方の予定変更や公共交通機関の遅れなど、不可抗力で約束の時間を過ぎてしまうというのは、誰にでも起こり得ることです。
そこで気をつけたいのが、万が一遅刻したときにどう対処するか。ここを毎回きちんと心がけているかそうでないかというだけで、ビジネスにおいてのあなたの印象はまったく異なるものになっているかもしれません。
先に挙げたように、「遅れるという連絡をする」という点において、とくに仕事の場面ではこれをやらない人はなかなかいないでしょう。けれど、気をつけたいのはそのタイミング。「いつ」連絡を入れたかで、相手にかかる迷惑の度合いもかなり違ってくるからです。
それを過ぎたら意味がない“タイミング”
仕事上立場のある人がついやってしまいがちなのが“約束の時間を過ぎてから連絡を入れる”という、誤ったタイミング。これでは連絡を入れた意味がまったくありません。すでに知っている人からするとあまりにも当たり前のマナーですが、コレ、結構できていない人が多いんです。
遅れるということはそれだけで相手の時間を奪う行為でありながら、さらに失礼を重ねてしまってはあまりにも相手に無礼。約束の時間を過ぎる前のしかるべきタイミングで連絡を入れることで、忙しい相手が少しでも時間を有効に使えるかもしれませんし、それが遅刻をしている中で払えるせめてもの敬意です。
少しの遅れならなおざりになってしまいがちなちょっとしたマナーだからこそ、そして、誰からも叱られることのなくなった立場の今こそ、この「タイミング」を改めて見直すことが大切です。
“先手”が大事なメールの返事
「遅くなる」という意味では、メールの返事も気をつけたいところ。自分では「あとで」「急ぎの仕事が片付いてから」、なんて思っていても、相手にそれは伝わりません。すべてにおいて後手後手に回っていると、本当にそうでなくとも、周りからはなんだか終始余裕のない人に見えることだってあります。
実際にいつまでたっても返事のない人、常にレスポンスが遅い人っていつも同じ人だったりしますよね。回答に時間がかかりそうであれば、まずはそれを伝えておく。「拝受しました、○○までにご連絡いたします」というひと言があるかないかで、仕事の進捗もあなたの印象も変わるというものです。
マナーというのはあくまで相手への敬意と心配りを形にしたもの。「○○すべき」「××してはいけない」と一辺倒に決めるのではなく、接する相手の気持ちを考えれば、それは自然とお互いにとって心地よいコミュニケーションとなるはずです。
