データを数値化するための下準備が重要
NTTコミュニケーションズが提供するインターネット上の自動家計簿サービス「Kakeibon」。パソコンやスマホで簡単にお金の管理ができる。山田麻知子さんはこの開発メンバーのひとりだ。
「制作や運用にかかるコストやサービス仕様、企画・検討内容を資料にまとめ、事業報告書を作成しています。多いときで月に2、3件つくることも。エクセルやパワーポイントなどの勉強が欠かせません」
利用者のアンケート調査など実データを扱うため、数値を円グラフや棒グラフで見せることも多い。
「報告書は、集めたデータを数値化するための下準備が重要。スピーディーでわかりやすい資料づくりのために、たとえばテキストマイニングのソフトを探すなど、優れたものを積極的に利用して日々の資料づくりに役立てています」
▼プレゼンテーションクリエイター 前田鎌利さんが資料を判定
◎ピカピカOK資料
【good！】メッセージが簡潔。結論が頭にくる構図もいい
開発の目的は何なのかが一目瞭然。説明の文章をあえて書かずに、キーメッセージのみを明記しています。1スライド20秒以下で理解できることが理想なので、結論がすぐに相手に伝わりやすい代表的な例でしょう。スライドの上に結論、その下に図という構図も◎。
【good！】大きなフォント使いでポイントが伝わりやすい
ロジカルな資料は数字のフォントサイズを大きくすることで、スライドのキーメッセージがよく伝わります。フォントサイズは50以下だとインパクトに欠けるため、50～200にすると良いでしょう。下の資料では左側の棒グラフの軸を取り、極力情報を減らしたのも評価できます。
【good！】色を多用せずワンカラーのグラフが○
山田さんのつくったグラフは色を多用していません。一見、色別にしたほうがわかりやすいように思いがちですが、さまざまな色を使うと、何を強調したいのかが不明瞭になります。棒グラフや円グラフでも同じルール。グラフはワンカラーかグラデーションで色づけしましょう。
×あるあるNG資料
【bad！】文章を読まないと結論がわかりづらい
説明文が多すぎます。相手に文章を読ませてはいけません。1スライド20秒以下で理解させることが鉄則。最後に結論を配置した構図もNGです。これだと全部読み込まないといけないので、プレゼン中に話を聞いてもらえない可能性があります。
【bad！】図はスライドで眺めたときに目で見える大きさに
説得力のあるプレゼンのためにはデータは重要。しかし、1枚のスライドにいくつもグラフを入れてしまうと、相手は一瞬で理解できません。基本は「1スライド・1グラフ」と考えてください。グラフを小さく表示することも避けましょう。
【bad！】要点が不明瞭。盛り込む内容を精査して
「今期開発 リリース評価」の左側の棒グラフは、すべて同一色で、数字も強調されていない。横軸の数字も不要。情報を入れすぎると、伝えたいことがボヤけてしまいます。右側は項目別にまとめてはいますが、全体の正解率を読み解くのに時間が必要。
的確で無駄のない資料づくりを目指すには、客観的な視点も必要。自分ひとりで抱え込まずに、できるだけ社内で共有するようにしているそう。「ポイントごとに直属の上司に何度か提出し、改善や修正を重ねることで良い資料ができあがります」（山田さん）
▼セミナーや専門書などで知識をブラッシュアップ
エクセルやパワーポイントの使い方など、資料作成のノウハウを常に磨きあげている。専門書を読むことはもちろん、週末は社会人向けのセミナーに参加、「Schoo」というオンライン動画学習サービスでエクセル術を学んだことも。知らぬ間に便利な機能が増えていることもあるので、定期的なチェックが欠かせない。
▼下書きはノートタイプのホワイトボードを使用
資料をつくるときは事前準備を十分に行う。どんなデータが必要なのか、どの会社にデータ収集を頼むかなど、思いついたことはその場ですぐに書き出すように。山田さん愛用のノートはホワイトボード仕様。簡単に文字を消したり、上から書き足したりできるので、会議の場でも重宝しているとか。
NTTコミュニケーションズ アプリケーション＆コンテンツサービス。新規ビジネスの開発や映像コンテンツのPRなどを経て、アプリケーションサービス企画の部署へ。自動家計簿サービス「Kakeibon」のアプリケーションの開発に従事。
監修プレゼンテーションクリエイター／書家。ソフトバンク在職中、孫正義氏の後継者育成機関の第1期生に選考され1位を獲得。孫氏のプレゼン資料づくりも数多く担当した。著書の『社内プレゼンの資料作成術』シリーズは11万部を超えるベストセラー。
