「不毛な会議が多い」解決法

>>細谷さんからのアドバイス

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目的を共有していれば迷走しない

会議を活性化させるには、何をおいてもまず「目的」を明確にすること。それに尽きるといっても過言ではないでしょう。ところがほとんどの会議では、その当たり前のことが実践されていません。

会議を行う際には、本来「WHY＝なぜ（目的・目標）」「WHAT＝何を（協議事項）」「HOW＝どうやって（実施形式、参加者、場所など）」の順に決定していくものですが、実際には「HOW」しか決まっていない会議が多いのです。

よくあるのは、「○○の報告」などの議題に代表されるように、そこで最終的に何をしたいのかという目的が共有されていないパターン。合意を取りたいのか、単に状況を共有したいのかが明確になっていない。これでは時間ばかりが取られ、けっきょくは何も決まらなかったということになりかねません。

アイデア出しのように、全員が発言することが大事な会議もあれば、本当は落としどころが決まっていて、キーパーソンを説得して合意してもらうことが目的の会議もあります。あるいは、結論の方向性が明確で、それに向かって一気に収斂させて結論を出したいのか、ブレーンストーミングのように、そもそも脱線するのが前提で発散したまま終えてもいい会議なのか。それを明確にすることで出席者のベクトルは揃うのです。したがって、会議の開始時には「目的を明言してそれを全員で共有する」ことを必ず行い、開始後は五分おきに目的に立ち返る。

同時に、会議がむやみに長引くのを防ぐには、開始時に終了時間を決めておき、それまでにざっくりとしたものでもいいので一度、結論を出してしまうことです。完璧な結論が出るまでは終えたくない気持ちはわかりますが、2時間の会議を3時間に延ばしたところで85点が87点になる程度のことです。

「判断材料が揃わないから揃うまで結論は出せない」と考えていると、いつまでたっても結論は出ません。10の情報で答えが出せない人は100の情報があっても答えが出せないでしょう。なぜなら情報が増えれば、判断を迷わせるネガティブな情報も増えるからです。

実測値などの根拠に基づいて結論を出すべき場合は、いったん仮の数値を使って推定値を概算し、あとから正しい数値に入れ替えて検証するという方法もおすすめです。拙速を恐れずにとりあえず結論を出す。あとは検証を行って結論の精度を上げる。それを実践すれば、結論への道のりは飛躍的に短縮されます。

細谷 功●ザカティー コンサルティングディレクター


1964年生まれ。東京大学工学部卒業。東芝でエンジニアとして働いた後、アーンスト&ヤング・コンサルティング（ザカティーコンサルティングの前身）に入社。専門は業務プロセス改革、組織改革など。著書に『地頭力を鍛える』などがある。