偉い人の目線で、要点を「A4一枚」に 「読み手としての上司」を意識する

よい議事録の例

［POINT 1］ A4サイズでフォーマット化
議事録は早く目を通してもらうのが最優先。A4サイズだとひと目でパッと内容をつかめる。毎回同じフォーマットなら、「どこに何が書いてあるか」という構造を覚えてもらえるのでより効果的だ。

［POINT 2］ ゴシック体と明朝体を使い分け
各項目名は太めのゴシック体に、内容は明朝体に統一されていると、見る側は、フォーマット化されているものだと把握しやすい。

［POINT 3］ 会議の概要は事前に記入
最も重要なのは出席者。事前に記録する際、キーマンが抜けていないかの確認にもなる。また、出席者を巡って上司や関係者に相談・根回しをする材料にもなる。

［POINT 4］ 報告、意見、決定・未決の区分を明確に
会議で最も重要なのは「決定」か「未決」かを明確にすること。それ以外の報告や意見も区別する必要がある。

［POINT 5］ 肝心要のタスクリスト
タスクリストは会議中にホワイトボードなどを利用し、参加者全員に認知してもらう形で決定していくことが重要。議事録を改めて作らなくても、これをデジカメで撮影しメールを送れば十分ということも少なくないはず。ポイントは納期と責任者を明記すること。

悪い議事録の例

「誰が、どんな発言をしたか」が列挙してあるだけ。読まれない議事録の典型だ。