仕事がデキる人は常に全力疾走しない。ほどよく力を抜く。その代わり重要案件にはフルパワー。緩急つけられぬ人は体力消耗するばかりだ――。

デキる人はみんな仕事に「緩急」がある!

メール返信、申請書への書き入れ、交通費精算、会議の開催準備……。

このようなルーティン業務に私たちは案外大きなエネルギーを投入しています。仕事で成果を高めるためには、「力の入れどころ」「力の抜きどころ」を見極めて、より大切なことにエネルギーを集中したいところです。

そこで、なるべく省エネで仕事が済む仕組みづくり「TMC」をご紹介したいと思います。

TMCとは、
T=テンプレート(雛形)
M=マニュアル(手順書)
C=チェックリスト(確認項目)

の略です。

この仕組み化、言ってみれば“仕事の3種の神器”を使いこなすと、私たちは集中力を無駄に消耗することがなくなります。

(1)ゼロから考えるのは、時間の無駄

私たちの脳にとって最もエネルギーを要するのが、ゼロから物事を考えることです。仕事をゼロから考えるためには、作業の全体像を思い出し、分解し、ステップを分けて、実行します。さらに漏れがないかどうかをチェックするという工程が発生します。手間暇がかかります。

「会議の開催通知のメール」をする、という想定で考えてみましょう。“全くゼロから考える”と、まず、どのような文の構成でメールを打つか考えるところからスタートしなければなりません。会議開催の目的、ゴール、日時、内容、メンバー、アジェンダ……。書きながら、「あっ、そうそう、○○さんも宛先に入れなきゃ」などと通知先を追加する作業も出てきそうです。

本来、このような会議は毎月のように繰り返し開催されることが多いです。にもかかわらず、その通知作業の段取りが悪いと時間を無駄遣いしてしまいます。それだけではありません。

貴重な脳のエネルギーを大量に消費してしまうのです。結果、大切な仕事にエネルギーが注げず、最悪、先延ばしをすることになります。

脳を効率的に働かせるには、「ゼロから着手することをなるべくなくす」ことがポイントです。そこで、TMCの仕組みが役に立ちます。

仕事を上手に「手抜き」する方法

(2)TMCで仕組み化する

先ほどの会議開催の段取りをTMCにするとどうなるでしょうか?

【T=テンプレート(雛形)】
まず、開催通知メールの雛形をつくっておくことです。過去に人から受信した開催通知メールの中でベストなものを1つ決めておきます。定例会議ならば、同じ文面で十分ですね。テンプレート集をメールソフトに作っておく、もしくはデスクトップにテンプレート集を保存できるように蓄積していきます。

【M=マニュアル(手順書)】
マニュアルというとやや面倒臭そうで気が重くなりますが、簡単に言えば手順書です。手順書は全体像と具体的な作業、順番を示したものです。会議開催ではマニュアルは不要ですが、会議を運営するファシリテーション(進行)であれば、手順やスキルなどが複雑なためマニュアルが効力を発揮します。

情報量が多くなるためあくまで概略ですが、会議前であれば、
・目的と議題を共有する
・ゴールイメージと時間配分を提示する
・全員から事前課題を発言してもらう

ポイントは、誰もが発言しやすい雰囲気になるように、進行者は、聞き役に徹すること。また、ホワイトボードなどを活用して意見を可視化することで、議論の質を良くする。このように「やること」「注意点」などを明記しておくのが、手順書です。

【C=チェックリスト(確認項目)】
チェックリストは、確認項目です。会議開催間での流れを手順書として書いておくなら、

□メンバーの洗い出し
□主要メンバーの参加可能日の調整(電話)
□会議室を抑える
□開催通知メールのたたき台(情報検討)
□上記を上司と相談・決定
□開催通知メールを作成する(開催2週間前)
□開催通知メールを送付する
□出欠フォローメールを送る
□リマインドメールを送る(開催1日前)
□議事録を作成する
□議事録の上司チェックをもらう
□議事録を送り決定事項を確認する(開催後3日以内)

このように作業工程を書いておきます。こうすれば、この手順書に沿って1つずつこなしておけばいいのです。

脳の浪費を防ぐ仕組みは「1日5分」

TMCで仕組み化することには、次の5つのベネフィットがあります。

▼TMCの5つのベネフィット

1.脳のエネルギーの浪費がなくなる
2.作業が短時間で終了する
3.最高の手順を標準化できる
4.作業の漏れやトラブルを防げる
5.他人に任せるときにも使える

以上の長所があるため、仕事のクオリティに再現性を持たせることができます。

(3)1日5%の時間を投資しよう

しかし、頭で分かってはいけるけど、作る時間がなくて……という声が聞こえてきそうです。では、どのように習慣化するかをお話しましょう。

目先の緊急の仕事に追われていては長期を見据えた仕事の仕組み化は実現しません。1日の仕事の5%をTMCに投資することを提案します。9時~17時まで働く人ならば7時間労働です。5%ならば、20分になります。

毎日、20分のTMCづくりに時間を使えば、かなりの仕事の標準化が進みます。3カ月後には、仕組み化が完全に出来上がっていることでしょう。

それとともに残業時間が圧倒的に減ります。効果が大きいTMCづくり。ぜひ習慣化してみてください。