筆書き手紙に隠された秘密

私どもの仕事は、ヘッドハンティングをする候補者に手紙を出すことからスタートします。その際、封筒の宛名、便箋の文章は、すべて筆書き。しかも、プロの筆耕者に依頼したものですから、とても美しく、バランスも素晴らしい。おそらく、こんな手紙をいきなり手にした人は「えっ? 誰からの手紙かな……」と興味を持つはずです。

この業種・業態(エグゼクティブサーチ)が発達した欧米ならアプローチは電話がほとんどです。いまはワープロで打った挨拶文に直筆のサインが一般的でしょう。しかし、私は手書きにこだわっています。それは、これから人生を左右するような面談になるかもしれない相手に、心がこもって、誠意が伝わることを願っているからにほかなりません。

現在、世の中のDM、例えばファンドなど金融商品の勧誘や新築マンションの販売などは基本的に印刷ラベルでしょう。もし、これらが手書きで届いたら、当社は逆にワープロで行きます。私は、常に世の中のマジョリティーはどこにあるのかということをキャッチしておく必要があると考えています。ワープロが主流であれば、その真逆を行くということです。

それによって差別化が図られるからです。手書きがいつまで有効かということも念頭に置いておくべきです。そこに変化が生じれば、また私どもも対応を変えなければいけません。そんな視点でDMを考えています。現在のやり方なら、まず、封筒の表には「親展」の文字を入れる。さらに、裏面には差出人である当社の社名は書かず、担当者の個人名で出すようにしています。万一、ヘッドハンティング会社からの接触だと周囲に知られて、あらぬ誤解を候補者が受けることを避けるためでもあります。

これによって間違いなく、めざす相手が封を開けてくれる確率は高くなるはずです。この開封率はとても大切です。そこも高めていかないと、面談率にしても、クロージング率にしても高くなりません。やはり、候補者の数が1人でも多いほうがより精度の高いマッチングができます。そう考えて、開封率を向上させられる、この方法に行き着きました。

より重要なのは、こうした手書きの封書に接した際の反応によって、ヘッドハントしたい人物のセンスもうかがい知ることが可能だということです。手紙を見て「もしかすると、自分にとって大切な連絡かもしれない」と思えるような感度の良さは、私どもからしても魅力的です。そんな人は、面談に進んだ後も話し合いがスムーズに進みます。クライアントからの要望に応え、成功率を上げるということだけではなく、候補者との縁を「一期一会の出会い」と思えば、手紙一通にかける手間暇を厭うべきではありません。

レスポンス率は業界、業種、企業、職種で違う

手紙を筆書きに変えて、もう7、8年になります。正確なレスポンス率は、なかなか数字では表せないのですが、一番多い時で50%反応がありました。これは、候補者が在籍する業界、業種、企業、職種によって、かなり違うと思います。外資系の金融機関などのように毎日多くのDMを受け取るような立場の人だと返信率が低いということになるでしょう。

返事をくれた人たちにはすべて会います。私の経験ですが、あるクライアントから役員クラスの仲介を打診され、50人と面談したことがあります。何度か面談を重ねていくうちに、2人がほぼ採用ということになりました。本来、そのポジションは1人で良かったのですが、どちらの人物も優秀で甲乙つけがたく、別のポジションも用意しようということになりました。あるいは、その場で決まらなくても次のスカウトの候補になってもらうという場合も少なくありません。

現在、当社のグループ会社(半蔵門パートナーズ)では医師・地方創生案件に特化したエグゼクティブサーチも積極的に行っています。このようにジャンルを絞り込むと、面談の申し入れに対する返信率は3割から4割あります。ただ、この分野に関しては、返信がなければ5回ぐらいはアプローチしますので、このように高いレスポンス率になるということはあります。

もちろん、面談を繰り返し、企業と候補者のマッチングがうまくいかず、候補者からの辞退も含めて「残念ですが今回は……」となってしまうこともあります。そのような場合でも、最初に当方が誠意を示していれば、候補者もそれを察し、マイナスの感情を引きずることもなく、気持ちよく話し合いを終えることができます。その際の引き際が見事で、私自身が「この人は」と感じたら、きちっとテイクノートしておきます。

その方には、きっと別の機会に手紙を差し上げることになるでしょう。もしかすると、あなたのところにもある日、当社からの筆書きの手紙が届くかもしれません。その際はぜひ、迷わずに開封して見てください。そこには、新しいビジネス人生のチャンスが書かれていることも少なからずあるということを知っておいてください。

武元康明(たけもと・やすあき)
サーチファームジャパン社長
1968年生まれ。石川県出身。日系、外資系、双方の企業(航空業界)を経て約18年の人材サーチキャリアを持つ。経済界と医師業界における世界有数のトップヘッドハンター。日本型経営と西洋型の違いを経験・理解し、それを企業と人材の マッチングに活かすよう心掛けている。クライアント対応から候補者インタビューを手がけるため、 驚異的なペースで 飛び回る毎日。2003年10月サーチファーム・ジャパン設立、常務。08年1月代表取締役社長、半蔵門パートナーズ代表取締役を兼任。