1通のメールが、人間関係を好転させることで仕事がはかどることもあれば、その逆もある――。

「メール術」に関する著作を持つ杉山美奈子氏に、メール文の内容以前に身に付けておくべき基本作法をあげてもらった。

「大事なのは、読む側の立場に立ったメールの書き方をすることです。例えば、同じ内容を伝えるにしても、すべて文章で書くより、要件を個条書きしたほうが、読んだときポイントがつかめます。よほどのことでない限り、短くまとめ、相手がスクロールしなくてすむように配慮する。文章の良しあしにこだわるよりも、マメに素早く返信する、といったことも相手思いのメールと言えるでしょう」

メール作法の有無で仕事がデキる人か否かは見当がつくのだ。

ルール01 TO、CC、BCCを使い分ける

宛先(「TO」)には複数人を指定できるが、このとき、名前の順番に注意が必要だ。相手企業の肩書の上の人から順に書くなど、配慮が求められる。「CC」は打ち合わせに欠席したような人に送れば情報を共有できる便利な機能だが、本文冒頭の宛名部分に(CC:○○様)と記入するのがルール。「BCC」は他の受信者にアドレスを知らせたくない場合に使う。

ルール02 機種依存文字は使わない

文字化けは、ウインドウズやマックなどパソコンのOSに搭載される文字コードの違いによって起こり、機種依存文字・環境依存文字などと呼ばれる。丸囲み数字やローマ数字などがその例で、自分のパソコンでは正しく表示されても、相手先でもうまく表示されるとは限らない。よって、ビジネスメールではこうした文字を使わないのが暗黙のルールである。

ルール03 件名は明瞭に20文字程度で

ケース1の×の事例は曖昧かつ漠然とした「ですます調」の件名で、なおかつ本文の内容がイメージしづらい。件名は20文字程度を目安に「3月10日より異動のご報告」「3月10日会議のご連絡(○○株式会社△△)」と言い切る形がベスト。また必要であれば件名冒頭に【緊急】【重要】とすると効果大。

ケース1

× 来週の会議のタイムテーブルをお知らせします
 3/10企画担当者会議のタイムテーブル(予定)

ケース2

× ご確認ください
 資料(3月10日分)のご確認のお願い

ルール04 宛名はきちんとフルネームで

いくら馴染みの取引先・顧客だからといって、相手の社名を省いてはいけない。また、(株)と略すのもよくない。面倒でも株式会社○○と書き、名前はフルネームで。

× 山田様
 ■■株式会社 企画部 山田花子様
 ■■株式会社 企画部○○課 課長 山田花子様

ルール05 署名を使い分ける

署名は、意外な落とし穴だ。つい署名を自分の苗字のみにしてしまうケースは少なくない。署名は、いわばメールの名刺。よって名刺に記載されている、会社名、部署名、役職、名前、住所、電話・ファクスなどは基本的に書く。また、送信する先(社内外)によって署名を使い分けられるのはメール上級者。社内向けは住所の代わりに内線番号を書くなど工夫が必要。

ルール06 本文は1行30字以内で改行

読みやすさに気を配ったメールは書き手の知性を感じさせる。例えば、適度な改行だ。1行30文字程度で区切りよく改行してあると、1行分の文が読み手の視界に収まり、ストレスを感じない。また、メール文はどんなに長くても40行(約2スクロール)にとどめ、段落ごとに1行分空白にするのもルールだ。

その他の読みやすいメール本文のポイント

(1)改行は内容が変わる個所か、2~5行ごとにする
(2)メール文章は長くても、40行以内、2スクロール分にする
(3)文章のかたまりごととかたまりの間を1行空け、内容の違いがわかるレイアウトにする

ルール07 日時を数字で具体的に書く

具体性に乏しいメールは、読み手を困惑させる。例えば、お願いごとをするとき、申し訳ない気持ちがあるため、「できるだけ早めに」と遠慮して書くのはかえって不親切。「3月10日月曜の正午までに」などと期限を明記すれば誤解されない。

ルール08 5W1Hを意識する

相手に求める内容を明確にすることも重要だ。メールを送り、「ご一読ください」では、相手は読んでどうすればいいかが不明だ。正しくは、「ご一読いただき、お気づきの点があればご指摘ください」。いつ、どこで、誰が……という5W1Hを意識した文を心がけるといい。

メール文を書く順番の目安

WHEN(いつ)
WHERE(どこで)
WHO(誰が)
WHAT(何を)
WHY(なぜ)
HOW(どのように)

ルール09 要点を個条書きにする

パッと見で、文章がダラダラ続くメールを人はあまりきちんと読んでくれない。ビジネス上は特に、要件を簡潔に個条書きにしておくと先方も読みやすい。その際個条書きの冒頭に「■」「●」のような記号のアイキャッチを設けるといい。

ルール10 メールは「テキスト形式」で

一見、ただ文字が並ぶだけのように見えるメールだが、「テキスト形式」と「HTML形式」の2種類がある。後者の場合、相手側が対応していないメールソフトだと、メールが読めない。よって、メールの設定をテキスト形式にするとベスト。

杉山 美奈子(すぎやま・みなこ)
コミュニケーション・インストラクター、キャリアカウンセラー。『暮らしの絵本 話し方のマナーとコツ』『ビジネスメールの作法と新常識』など著書多数。