Q 私の職場では毎日上司に日報を提出することになっています。しかし私には日報に意味があるとは思えません。俣野さんは、メール、電話、直接会うことなど連絡手段を使い分けるべきと言っていますが、上司とは毎日顔を合わせているのですから、連絡や報告は直接口頭で言えば済む話ではないでしょうか。上司が日報の誤字脱字を細かく指摘してくることにもウンザリしています。もっと適切な報告の方法はないでしょうか。(出版社、女性、27歳、入社4年目)


A 日報を毎日提出する作業を面倒に思う気持ちはわかります。「こんなもの意味ないよ」とイヤイヤ書いているところへ、誤字脱字など本質ではない部分を注意されるのでは、たまったものではないでしょう。つい何日分も溜めてしまって、ますます億劫になることもあるかもしれません。

しかし、第一に「基本的に上司の指示にはムダはない」と思っていたほうが賢明です。なぜなら、部下に上司の指示の内容を決める権利はないからです。決定権のないことについて悩んでもしょうがない。それに、今の仕事の中にしかあなたが次のステップに進むためのチャンスはありません。

とは言え、見方によっては上司の指示にはムダがあります。やってみたらムダだったということが往々にしてあるからです。でも心構えとしては、「ムダなどない」と思っていないと、自分がサラリーマンとして過ごす日々のほうがムダになってしまう。

じゃあどうすればいいかというと、ムダな日報をムダにしない方法を考えるしかない。

そのためにはまず、いま書いている日報をより完璧なものにしてください。「上司が誤字脱字を指摘してきてウンザリ」とありますが、そういう指摘をされている時点でダメだと思います。上司を批判するなら、その前に自分が上司のオーダーに完璧に応えられるようでなければならない。そうなれば上司は「こいつやるな」と思ってくれます。世の中に上司の要求に対する半端な応えが多いからこそ、完璧さが大切なのです。

するとだんだんあなたの言うことに聞く耳を持ってくれるようになる。

その段階になってから、「日報のフォーマットはこういうふうに変えたらどうでしょう?」という改善案を考えるなり、本当に意味がないと思うのなら止める提案なりをすればいい。そのときは上司がそのまた上司へ提案するときのことを考えて、プレゼン資料までつくってあげると、なお実現しやすくなります。そこまですれば、日報をめぐる状況もだいぶ変わるのではないでしょうか。

また、日報を「上司に報告するためのツール」という認識で終わらせるのはもったいない話です。実は日報は自分を高めるための最強のツールになる可能性を秘めています。

「自分がいつ、どんなふうに、何の仕事をしたかの記録」だと考えたほうがいい。

P.F. ドラッカー氏はこんな言葉を遺しています。

「仕事に関する助言というと、計画から始めなさいというものが多い。まことにもっともらしい。問題はそれではうまくいかないことにある。計画は紙の上に残り、やるつもりで終わる。成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする」(『経営者の条件』)

小学生の夏休みの計画と一緒で、計画を先に立てると、どうしても現実的でなくなり、挫折しがちです。しかし記録することからスタートすれば、続けていくうちに自分の行動パターンや時間の使い方のまずいところが見えてくる。そこを改善していったほうが結果的にうまくいく。

継続して成果を出している人は、常に自分の時間配分を意識し、見直している人です。

僕は今、『A4 1枚で「いま、やるべきこと」に気づく なかづか日報』(経済界)の著者である中司祉岐さんという日報コンサルタントの会社の顧問をしています。日報コンサルタントというのは、予め面談を通じて定めたフォーマットを用いて、零細企業の社長からメールやFAXで毎日、日報を送ってもらい、それを添削して送り返して売上アップを目指すコンサルティング手法です。ここには結果を変えるためのエッセンスが詰まっています。なぜなら行動を変えれば必ず結果も変わるからです。

だから日報は自分の行動を振り返るためのツールだと思ったほうがいい。自分を客観視することで明日からの行動を変えるヒントを得ることができるのはもちろん、他の成功事例の紹介を通じてアドバイスを受けることで行動を変える根拠と勇気を得ることができます。

日報を上司に見せるための儀式に終わらせてしまうと、ついつい飾って書いてしまいがちですが、それにはあまり意味がありません。本当は自分の弱さも赤裸々に書いたほうがいい。

さらに上司には、「行動面でのアドバイスもお願いします」と頼んでおけば、「この時間はこうすれば短縮できるよ」とか、「この人はキーパーソンだよ」などと教えてくれるでしょう。そうなれば日報は大いに意味のあるものに変わると思います。

上司の指摘が今は誤字脱字だけかも知れませんが、部下からの情報発信に見向きもしない上司が多い中、逆に、誤字脱字しか上司がフィードバックできないのだとしたら、これほどもったいないことはありません。

ぜひ、上司からの指示を自らの武器に変える方法を模索してください。

※本連載は書籍『プロフェッショナルサラリーマン 実践Q&A』に掲載されています(一部除く)