連絡では、情報を可視化してカタチでやりとりする

最後の一つである連絡は、未来の予定に関するコミュニケーションです。たとえば「明日の待ち合わせは10時です」、「来週の月曜日に、お客様が来店します」といった情報伝達がこれにあたります。

連絡した情報は、予定が実現した時点で不要になります。その意味では一時的であり、ずっと残しておく必要はありません。また相談と違って議論的ではないので、わざわざ直接会って話す必然性も低いといえます。

連絡で注意したいのは、言い間違いや聞き間違いによるミスです。予定が確実に実行されるためには、情報を可視化できるカタチでやりとりしたほうがいい。その役割を効果的に満たせる手段としては、メールによるコミュニケーションが適しています。

このように報告、相談、連絡では目的が違うだけでなく、ふさわしいコミュニケーションの手段も異なります。

それぞれの目的や手段を混同すると、緊急に相談する必要があるのにメールでのんびりやりとりしたり、未来のことについて連絡するだけなのに会議を開いて話し合うというミスマッチが起きます。こうしたミスマッチは時間のムダを生み出すので要注意です。

(※『ビジネススキル・イノベーション』第2章 時間と感情のロスを減らす(プレジデント社刊)より)