その会議、本当に必要ですか

1つの解決策は、単純に会議を開かないことかもしれない。管理職は、会議を開く前に目的が別の方法で達成できるかどうかを検討すべきだ。目的が情報共有だとしたら、Eメールやフランクな会話のほうが、成果をあげるだろう。

「問題は『なぜ会議を開くのか』だ」と、経営コンサルタント会社、オリエル（ウィスコンシン州マディソン）のコンサルタントで、『The Manager's Guide to Effective Meetings』（2002）の著者、バーバラ・ストライベルはいう。「会議を開く最大の理由は、参加者に意見や知識を交換させ、目の前の問題について共通の統合された考え方を築かせることだ」。

情報共有目的の会議は、参加者がそこに集まってのみ可能になる、自然発生的なやり取りが必要な場合に限られると、ストライベルは主張する。

無駄な会議をなくすためには、管理方法を変えなければならないこともあると、カリフォルニア州バークレーの経営コンサルタント、ペギー・クラウスはいう。うまく権限を委譲すれば、そうはならないはずだ。「上手に権限を委譲している管理職は、チームが下す決定を何もかもチェックする必要はない。部下がうまくやってくれると確信できるからだ」と、クラウスは主張する。

生産的な会議になるか否かは、ゴールがあるかどうかにかかっている。出席者がそれに向かって前進でき、それに照らして進捗度合いを測れる明確な目標である。

「私が会議を開くとしたら、『議論』以上のものを得たいと思う」と、ストライベルはいう。「それは『議論して決定すること』かもしれないし、『議論して計画を立てること』かもしれない。あるいは『議論して、成功を阻む主な障害を突き止めること』かもしれないが、とにかく行動がほしい。何が起きたかを並べただけの報告は要らない」。