▼ステップ2：グルーピングする

エッセンスを書いた紙をグルーピングしていきます。

グループ分けは、そのとき作る資料に適した分類法を使用しますが、先ほど例に挙げた私のプレゼン資料のときには、プロジェクトマネジメントがテーマでしたので、「A：立ち上げ」「B：計画」「C：実行」「D：監視コントロール」「E：終結」という5つのグループに分けてみました。

具体的な作業としては、机の上に紙を並べながら、「これは同じグループかな？」「いや、こっちにするほうがわかりやすいかな？」などと考えながらまとめていきます。

仮に、ここまでの作業をパソコン上で行うとしたら、グループの入れ替えだけでもかなりの面倒な作業になります。紙の場合は、その点、バラしたり、並べ替えたりといった作業が容易です。

▼ステップ3：伝える順序を決める

資料を構成する「かたまり」が決まったら、それをどの順序で伝えるか、どのようなストーリーにするかを考えます。そのとき注意するのは、次の2つの原則です。

＜ビジネスコミュニケーションの原則＞
原則1：思考の流れ　≠　資料の流れ
原則2：思考の範囲　≠　資料の範囲

ビジネスコミュニケーションの原則は、「結論が先」です。一方で、問題解決などの思考プロセスでは「問題定義→結論」です。つまり、思考の順番のままで資料を作成すると、ビジネスコミュニケーションの原則とは真逆の順序になってしまうのです。

もうひとつ、資料には、すべての情報を盛り込む必要はありません。問題解決で思考する際にはモレなくダブりなく考える必要がありますが、資料にすべて盛り込もうとすると情報が多すぎて読んでもらえず、重要ポイントも埋もれます。