3年前のファイルを1秒で探すには?

急に参照しなければならなくなった昔のファイル。なかなか見つからないときの、時間が流れていく空しさと徒労感は、並々ならない。

「私もファイルをまめに整理しているほうではありませんが、名づけのルールを決めれば検索しやすい。チームで共有することもあるので、一定ルールを決めればその後の管理も楽」(ボストン コンサルティンググループ プロジェクトリーダー 堀内 喬氏

スタートボタンを押して検索ボックスに探したい語句を入れれば、コンマ数秒で関連ファイルが続々と出てくる。しかし優秀ゆえ、テキストの語句まで拾ってくれるため、「会議」「企画」のように頻繁に使われる語句だけでは、見つけにくいことも。

「ファイル名は長すぎても検索しにくいので、『制作した日』『テーマ』『担当者』『バージョン』に絞ってつけるといいでしょう。個人的にはアウトルックでファイルを管理するのもおすすめです。日付が残るし、相手の名前で検索すれば、すぐに目的のファイルまでたどりつけます」(BCG パートナー 堀川 隆氏

「データ管理」時短テク

[1]共有ファイルの管理者を決める
ファイルを共有していくと、だんだん誰の持つバージョンが最新なのかわからなくなることがある。そこで誰がマスターを持つかを話し合って決定。必ず最後は管理者にファイルを集め、情報を統合するようにする。

[2]名前のルールを統一する
図にあるような情報を記せばファイルの中身は一目瞭然。冒頭に数字をつけておくと並べ替えも楽だ。ただし最初に「1」で始めると、後に順番に並ばなくなることも。先を見越して「01」とつける習慣を。

[3]新旧、重要度別に並び替える
日付の1個前に記号の「★」を入れると、検索したときもっとも上に現れるので、見つけやすい。逆に重要度の低いファイルは、アルファベットの最後の文字「z」をつけて下へ。★の数や「×」「○」などを使い分けてもいい。

4]デスクトップを色分けする
デスクトップにフォルダが無造作にあふれかえっていると、見ただけでやる気がうせることも。そこで図のように色分けした画像データをつくり、背景として設定。作業によって移動させて頭も整理。

ボストン コンサルティンググループ(BCG) パートナー 堀川 隆

東京大学理学部卒。三和銀行、ING生命保険、AIGを経て現職。保険・金融業界等に対し、様々なプロジェクトを手掛けている。
 
BCGプロジェクトリーダー 堀内 喬

京都大学大学院工学研究科修士。情報通信、消費財業界等に対し、全社改革、新規事業立ち上げ等の戦略立案・支援を手掛けている。