法人で「チャット」を使うとどんなメリットが？

企業用チャットシステム「SMART Message」。PC、スマートフォン、タブレットなどさまざまなプラットフォームで利用できる。

ITソリューションを手がけるネオスが提供する法人向けチャットサービス「SMART Message」に、このほど、Google Apps for Workと連動したチャットボット機能が追加された。

SMART Messageは、セキュリティルールが徹底されている大手金融企業でも導入実績を持つなど、無償のチャットサービスにはない企業向けの堅牢な機能が評価を得ている。新サービスの追加は、ビジネスシーンにおいて、チャットボットの活用提案を加速するものとして注目を集めている。

SMART Messageでは、Googleスプレッドシートと連動した日報ボットの機能を提供。「日報」と入力するだけで、日報に必要な情報をGoogleスプレッドシートから自動的に取得。項目が抜け落ちいていたところは、その部分を指定すれば、ボットが指定された数値などを入力し、日報を作成することが可能だ。

また、会議室管理システムとの連動では、「いま、会議室は空いている？」と会話形式で問いかければ、空いている会議室の一覧を表示。会議室の部屋の番号と時間を指定するだけで予約が完了する。予約した会議の開始時間が近づくと、SMART Message上に、「まもなく、会議室3でミーティングがはじまります」と表示してくれる。

リマインドは、会議室予約のときだけではない。カレンダーとも連動しているので、ボットにその日の予定を問い合わせると、カレンダーに登録されているスケジュールを確認して回答。時間にあわせて、ボットがスケジュールのリマインドを行う。ボットを利用すれば、チャットサービスの中にまるで自分の秘書がいるように、仕事をサポートしてくれるというわけだ。

画像を拡大
SMART　Messageの利用画面。「いま、会議室は空いている？」と会話形式で問いかければ、空いている会議室を検索、予約できる。（拡大すると画面全体を表示）
画像を拡大
SMART　MessageとGoogleスプレッドシートとの連携機能。チャットで「日報」と入力するだけで、必要な情報を拾い出して日報を作成できる。（拡大すると画面全体を表示）
 

ネオス バリュークリエイション事業部長の渡辺求取締役常務執行役員は、「オフィスの中では、知りたい情報があった場合に、近くにいる社員に呼びかけて、回答を得るといった作業が日常的に行われている。だがこれによって、呼びかけられた社員はそれまでやっていた作業を中断し、情報を検索して、回答することになる。作業を中断し、また元の作業に戻るという繰り返しは、現場の業務の効率化を阻害するものになる。欲しい情報が、ボットに呼びかければ得られるようになれば、こうした課題が解決でき、業務の効率化をつなげることができる」と話す。

ボット機能は、個人利用において利便性を提供するだけでなく、法人利用においても、業務効率化などで、効果を発揮するというわけだ。同社では、2017年以降には、チャットボット機能を、Office 365やサイボウズなどでも利用できるようにする考えであり、さらには音声認識との連携も視野に入れている。