処理すべき案件は徹底的に可視化する

日常業務は、実務から上司の出張や食事の手配まで多岐にわたる。彼女の時間管理術のコツは「可視化」にあった。

「処理すべき案件は、データをプリント。そしてクリアファイルに集積していきます。クリアファイルは『今(今日)やること』『あとでもよいこと』の2種類に大別します」

つまり「To Doリストをつくる手間」も省くというわけだ。このような時短の達人の風見さんは、国内外の難関秘書資格ホルダーでもある。驚くべきことに、資格取得にチャレンジし始めたのは日本コカ・コーラに入社して5年目から。「時間は1分でもムダにしたくない」という風見さんのポリシーのたまものだ。

■風見さんの1週間

【平日】
08:15 出社
08:30~09:00 上司とその日のスケジュールについての打ち合わせ
12:00 昼食 (外食、もしくは席ランチになることもある)
19:00 退社(より遅くなることもある)
【土曜日】
友人とランチや買い物へ
夜は自宅でDVD観賞
【日曜日】
ネイルや、まつげエクステンションのサロンへ

■時間管理の鉄則3カ条

1. やるべきタスクはプリントして可視化し、ファイリングしておく
2. 通勤時間などの「すきま時間」を大切に積み立てる
3. トラブルも「織り込み済み」。ゆとりあるスケジュールを

風見幸代
外資系大手企業勤務を経て海外へ。イギリス、アイルランドなどで現地採用にこだわり、さまざまな職種を経験。帰国後1999年に日本コカ・コーラ入社。秘書検定1級、国際秘書(CBS)、「秘書のMBA」と称される「米国上級秘書上位資格」(CAP-OM)も取得。