2016年3月26日(土)

ファイリング革命が起こせる「最強ファイル」3

作業効率アップ!知らないと損する文具術【8】

PRESIDENT Online スペシャル

著者
桃山 透 ももやま・とおる
フリーランスライター

1968年、大阪府生まれ。ビジュアルリテラシー(東京支部)所属。大学卒業後、金融系会社の営業、コピーライター、出版社の編集者、業界新聞の編集長を経て、独立。主にビジネス書、実用書、医学書関連の執筆・編集・監修に携わる。得意なジャンルは整理術、手帳術で、著書に『サクッと1分間 整理・ファイリング術』などがある。

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フリーランスライター 桃山透=文
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最強のデスクワーク術を支えるファイリング

いまや書類の作成だけでなく書類のやりとりも、パソコンで行っている人がほとんどでしょう。ただ、打ち合わせやミーティング、商談などの場では、まだまだ紙の書類を使っている人が多いかと思います。また、頻繁に目を通す書類や、データや数字のチェックが必要な書類なら、紙の書類のほうが便利でしょう。そのため、紙の書類が減ったとはいうものの作業効率を考えると、ファイルは厳選したほうがいいのはいうまでもありません。

今回は、作業効率がアップする「ファイル」を紹介します。便利なのはもちろん、これまで以上に仕事に書類が活かせるようになりますので、気になるものがあれば、ぜひ使ってみてください。

◆書類のファイリングがラクになる「最強ファイル」3点

ファイルは積み重ねるより、立てて整理するほうが探しやすく、出し入れしやすくなります。ファイルの雪崩が起きることもありません。このファイルを整理するのに欠かせないのが、縦型ファイルボックスです。机の右端奥に置けば邪魔にならず、右手で出し入れしやすくなります。左利きの人は、左端奥に置くといいでしょう。

横幅が狭いスリムタイプのものほど、ファイルが自立し、出し入れしやすくなる「リブ付きボックス」。ファイリングの基本クリアホルダーはこれで決まり「スーパーハードホルダー」(リブ付きボックス内のブルーのファイル)。厚みのある放り込み式のファイルで、横型ファイルボックスにも入る「テジグ」。

お薦めなのは「リブ付きボックス」(プラス)です。側面積が大きく、内側にリブ(滑り止め)が付いているため、クリアホルダーなどの薄いファイルを入れても倒れにくい設計になっています。また、完全に前面が開放されているため、ファイルの出し入れがスムーズにできます。さらにプラスチック製なため型崩れせず、汚れても拭けばきれいになります。

書類をファイリングする文具として、クリアホルダーは便利です。ところが、従来のクリアホルダーだとファイルボックスに入れても、数が少ないと大きくしなるため探しにくく、出し入れしにくくなってしまいます。

これらの問題を解決したのが「スーパーハードホルダー」(キングジム)です。従来のクリアホルダーの約3倍もの厚み(1.3mm)があるため、ファイルボックスに入れる枚数が少なくても、ほとんどしなりません。書類が100枚入るマチ付きのものや、書類の分類に最適なインデックス付きポケット(3山・5山)のものもありますので、書類の枚数・用途に合ったものを選ぶといいでしょう。

昔、角形2号封筒を使った放り込み式のファイリングが注目されました。たしかに便利なのですが、耐久性や、横型ファイルボックスに入らないなどの問題がありました。そのため、書類の保管には向かない、と感じた人は、意外と多かったのではないでしょうか。

これらの問題を解決したのが「テジグ」(キングジム)です。厚みのある放り込み式のファイルで、しっかり閉じることができるため、リーフレットなどの小さな書類を入れても紛失の心配はありません。角形2号封筒でのファイリングに限界を感じている人なら、買って損はないでしょう。

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